おすすめ議事録自動作成ツール5選　選ぶコツや活用のポイントも紹介

議事録自動作成ツールの選び方

　議事録自動作成ツールとは、文字通り議事録を自動で作成してくれるツールです。

　AIによる音声認識機能によって、発言者の発言をリアルタイムで文字に起こすだけでなく、ツールによっては自動で要約編集やタスク管理もしてくれます。

　議事録自動作成ツールを導入することで、以下のメリットが得られます。

• 事前準備や録音、書き起こし、編集などの議事録作成担当者の負担軽減
• 議事録の作成時間や議事録作成の教育といった議事録作成にかかるコストの削減
• 議事録はテキストフォーマットで出力できるため、議事録のスピーディーな共有が実現可能
• 多言語対応が可能なため、海外スタッフや外国人スタッフも会議に参加が可能

　議事録自動作成ツールは、特に頻繁に会議を行う企業や、多言語で会議を行う企業などに大きなベネフィットをもたらします。

　また、ZOOMなどのビデオ会議プラットフォームに対応した議事録自動作成ツールもあり、リモートワークでのビデオ会議などでも利用できます。

　便利な議事録自動作成ツールですが、どのような基準で選べばいいのでしょうか。数ある議事録自動作成ツールを選ぶポイントをまとめます。

音声認識の品質

　第一のポイントは音声認識の品質です。

　一口に議事録自動作成ツールといったところで、音声認識の品質は同じではありません。

　音声認識機能は議事録自動作成ツールの肝であり、これが不十分であると本来の仕事を全うできません。

　ネットのレビューを参照したり、無料トライアルで検証するなど、事前リサーチを十分に行って下さい。

利用コスト

　第二のポイントは利用コストです。議事録自動作成ツールは無料のものもあれば、一定の利用コストが必要なものもあります。

　基本的に機能が豊富になるほど利用コストは増えるので、必要な機能と照らし合わせ、比較検討して下さい。

利用枠

　第三のポイントは利用枠です。

　利用枠とは、議事録自動作成ツールを使うことができる人数や時間などを定めた枠のことです。一般的に、月に合計何時間までという風に設定されます。

　特に有料の議事録自動作成ツールには、利用枠が設定されています。実際に予定されている会議の長さや参加人数などと照らし合わせ、比較検討して下さい。

多言語対応

　多言語で会議を行う場合、議事録自動作成ツールが多言語対応しているかも重要なポイントになります。また、各言語間の翻訳機能の品質もチェックする必要があります。

　音声認識の品質と同様、ネットのレビューを参照したり、無料体験で検証するなど、事前リサーチを十分に行って下さい。

付随機能

　多くの議事録自動作成ツールには、要約編集機能、タスク管理機能、カレンダー読み込み機能などの各種の付随機能が搭載されています。

　こうした付随機能はなくてもいい場合もありますが、あると便利なことが多いので選ぶときの基準にしたい項目です。

　また、自社の会議のスタイルによっては、そうした付随機能が必須のケースもあります。

　たとえば、ツールの中にはWEB会議に対応していないものもあります。リモートワークが多く、WEB会議を多用するといった場合、それに対応した機能を持つ議事録自動作成ツールを選ぶ必要があるでしょう。

　どういう目的に対してどのような付随機能があるといいか、あるいは必要なのか、その参考となるように、目的ごとに必要な機能を下記にまとめておきます。

おすすめ議事録自動作成ツール5選

　では、筆者おすすめ議事録自動作成ツール5選をご紹介します。

AI GIJIROKU

　オルツが開発・提供している議事録自動作成ツールです。AIを使った音声認識システムは認識精度99.8%を誇っています。

　また、国産システムとしては唯一ZOOMと連携していて、ZOOMミーティングでの会話をリアルタイムでテキスト化してくれます。

　30の言語に対応しており、翻訳されたテキストをAIに読んでもらうことも可能です。業界ごとに専門用語を学習させるなどして、AIが日々進化しています。

COTOHA Meeting Assist

　エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズが開発・提供している議事録自動作成ツールです。

　リアルタイムでの音声テキスト化に加え、WAVデータなどの音声データのアップロードによるテキスト化も可能です。

　英語や中国語などの10の言語にも対応していて、多言語会議にも利用できます。

　また、クラウドサーバーは国内で管理されており、セキュリティ対策も万全です。

Smart書記

　エピックベースが開発・提供している議事録自動作成ツールです。

　パソコンやスマートフォンで録音した音声データを文字起こしし、ワードなどのファイルで出力してくれます。

　ユーザーインターフェースが直感的で使いやすく、初心者でも簡単に利用できるのも特徴です。

　ユーザー向け説明会を開催するなどサポートも充実しています。

※スマート書記は2022年4月にサービスを改定しました。詳細は上記公式サイトへ。

ZMEETING

　Hmcommが開発・提供しているWEB会議用議事録自動作成ツールです。

　WEB会議での発言を自動的にテキスト化、日本語の他に英語、中国語、ハングルのテキスト化ができます。

　また、リアルタイムでテキスト化され、画面上で修正やエディットすることが可能。重要発言はフラグを立てて管理できます。

　ZOOMで録音したミーティングの音声データのテキスト化にも対応しています。

TalkVisible

　富士通が開発・提供している議事録自動作成ツールです。

　音声以外の音データやノイズをAIが自動的にフィルタリングするので、高品質の音声ファイルでなくても高精度のテキスト化が可能です。

　クラウドベースのCloud Service TalkVisibleと、オンプレミス型のAI Zinrai TalkVisibleの二つが用意されていて、クラウドの利用を避けたい企業が利用できます。

議事録自動作成ツールを活用するコツ

　せっかく議事録自動作成ツールを導入しても、使いづらい、能力が不十分などの理由で使わなくなってしまう、あるいは十分に使いこなせないのでは本末転倒です。

　議事録自動作成ツールを活用するコツをお伝えします。

導入前に音声認識能力や言語翻訳能力を確認する

　第一のコツは、議事録自動作成ツールを導入する前に、音声認識能力や言語翻訳能力を実際に確認することです。

　いずれの能力が求める基準を満たしているか、無料トライアルなどを使ってチェックすることが必要です。

きれいな音声データを用意する

　音声データをテキスト化するに際しては、できるだけきれいな音声データを用意する必要があります。

　特に対面での会議の場合、外部から雑音ができるだけ入らないようにし、話者の発言ができるだけきれいに録音される必要があります。

バックアップを用意する

　特にWEB会議などで議事録自動作成ツールを活用する場合、万一に備えてボイスレコーダーなどのバックアップを用意した方がいいでしょう。

　特に通信環境が良くない状態でのWEB会議は、音声や画像が途切れたり、最悪の場合会話が切断されたりする可能性があります。

　音声データの録音を議事録自動作成ツールだけに依存しないようにしましょう。

議事録自動作成ツールを使いこなして業務効率向上を

　AIテクノロジーの登場により、音声認識システムは近年飛躍的に進化を遂げています。

　スマートフォンやスマートスピーカーなどにも標準装備され、いよいよ我々の生活に身近な存在になってきました。

　同様に、オフィスにも音声認識システムを搭載した議事録自動作成ツールが、今後さらに導入されてゆくことでしょう。

　議事録自動作成ツールを使いこなすことで、業務効率が大きく向上することが期待できます。

　まだ議事録自動作成ツールを導入していない会社は、ただちに導入することをおすすめします。