勤怠管理・在庫管理・プロジェクト管理…無料でエクセルでできること
勤怠管理やプロジェクト管理、在庫管理などの業務管理にエクセル（Excel）を使っている企業は少なくありません。低コストで始めやすいものの、管理や資料作成に時間がかかってしまう欠点もあります。エクセルの限界を把握した上で活用しましょう。無料でダウンロードできるテンプレートも用意しています。
エクセル（Excel）とは
エクセルは、表計算やデータの集計分析、グラフの作成などに活用できるMicrosoft製のソフトです。マクロという機能を使えば、日々の繰り返し作業を自動化することもできます。
いまでは、MicrosoftのOfficeのWeb版が一部機能に制限があるものの、無料で利用できるようになっています。
一方、あくまで表計算ソフトのため、データベースとして活用するには限界があります。リアルタイム共同編集の機能をブラウザーから利用できるようになるなど、改善も進んでいますが、データ数が膨大になると処理速度が遅くなる、データ量に限界がある、作業が属人化しやすいなどといったデメリットもあります。
こうしたデメリットを把握したうえで、まず紙での管理から脱却するときの選択肢の一つとして検討してください。
エクセルで勤怠管理
エクセルを活用した管理業務のなかでよく使われているのが、勤怠管理です。
記事「エクセルで勤怠管理を効率化できる方法2つと注意点」で、社労士の岡佳伸さんは「日々出退勤のデータが溜まっていく勤怠管理情報の集計は、エクセルの得意分野とも言えます」と紹介しています。
エクセルで自作した場合、社内のイレギュラーにも対応しやすいというメリットがあります。その一方、次のような注意点があると指摘しています。
- 場合により学習コスト（時間）がかかる
- 勤怠管理エクセルの管理者にノウハウが偏る
- 従業員数や勤務形態が増大すると対応が難しくなる
エクセルで勤怠管理する場合は、マクロを使った方が便利なので、ツギノジダイ会員であれば無料でダウンロードできるフォーマットも用意しました。
エクセルで在庫管理
在庫管理の大切さについて、経営コンサルタントの前田健二さんは、記事「エクセルで在庫管理 利点や表の作り方、運用のコツ、失敗事例を紹介」のなかで「ある程度の健全な在庫水準を保ち、欠品を防止することに務めるのは、およそモノを扱う企業にとっては共通の使命であるのは間違いないでしょう」と指摘しています。
エクセルで在庫管理するときのポイントとして次の3点を挙げています。
- 複数の人で同じ在庫管理表を扱う場合は運用ルールを定める
- トラブルが起きたときの被害を軽減するためバックアップを取る
- クラウドのエクセルを利用する
エクセルでプロジェクト管理
新しいプロジェクトを立ち上げたとき、すでに利用しているツールがなければ、スケジュール・担当者・タスクを入力・更新していく方法があります。
複数人で管理する場合、共同編集が必要となる一方、ほかの人が誤ってセル内の数字を削除したり、書き換えてしまったりしないよう「セルの保護」も重要になります。
ITストラテジスト社労士の緒方瑛利さんは、記事「エクセルで行うプロジェクト管理 使える小技と管理ツールまとめ」で、そんな対処法を紹介しています。
1つのエクセルに対し1つのプロジェクト管理が精一杯なため、社内に複数のプロジェクトが立ち上がった際に複数の同様のファイルができてしまい、プロジェクト間をまたいだファイルの管理が煩雑になります。こうした点に注意しながら活用してください。
エクセルで予実管理
予算と実績を比較できる「予実管理表」は、経営状態をリアルタイムで把握し、改善のサイクルを素早く回すのに役立ちます。今回、中小企業の経営支援も手掛ける税理士・藤本純さんが「予実管理表」の作り方を解説しつつ、サンプルも作成しました。
エクセルでマニュアル作成
作業効率を上げるためのマニュアル作成には専用ツールを使う方法もありますが、まずは使い慣れた方法でと考える企業も増えています。その一つが、多くの社員が使い慣れているエクセルです。
エクセルで目標管理
組織や個人の目標管理は企業の成長に欠かせません。目標管理には、いくつかの手法がありますが、このなかから中小企業向けの経営支援を行っている中筋一郎さんが作成したOKRやMBOのチェックシートが活用できます。
