ペーパーレス化の方法は？メリット・デメリットや進め方・ツールを紹介
紙の資料を確認するためだけ、ハンコを押すためだけにオフィスへ出社していませんか？テレワーク、働き方改革の中心となるペーパーレス化、実現したくても何をすれば良いか分からない方は多いのではないでしょうか。ペーパーレス化の方法やポイントを、事例を交えて紹介します。
目次
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、紙の利用を可能な限りやめることです。
例えば、会議用の資料は印刷せずにパソコンの画面で見る、契約書は印刷せずに電子契約システム上で回覧・捺印・保存する等があげられます。
ペーパーレス化は2つの観点で重要な施策です。
1つは、テレワークです。紙を利用する業務があると、ほとんどの場合は出社が必要になると思います。なので、紙を利用しないことが重要です。
もう1つは、働き方改革です。残業規制や多様な働き方の推進によって業務の自動化・効率化が求められていますが、紙を利用した業務の場合、それらが難しいことが多々あります。ペーパーレス化による具体的なメリットは、次の章でお伝えします。
ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化のメリットは、3つあります。
- テレワーク対応
- 生産性の向上
- コスト削減
資料を、紙ではなく電子化することにより、オフィスへ出社せずとも、いつでもどこでも確認できるようになります。
工場等で紙を利用すると、油で汚れたり破れたりする可能性がありますが、タブレットやモニター等で電子化された資料を見れば、それが回避でき、生産性の向上につながります。
また、電子データは検索性に優れているため、紙と比較して、必要な資料を探す時間が短縮できます。
紙資料の保管場所として、オフィスのどのくらいのスペースを利用していますか？そのスペース分の家賃はいくらになりますか？
気付かないうちに、保管のために多くの費用を払っているかもしれません。
電子データの保管は場所を取らないため、コスト削減になります。
ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化には、以下3つのデメリットがあります。
- 導入コスト
- 電子データの視認性の悪さ
- これまでと異なるセキュリティ対策
ペーパーレス化を行うには、何かしらのツールを導入して、デジタル化を行う必要があります。そのため、ツール導入費用がかかります。
さらに、そのツールを使うのに慣れるまでは、手間がかかるでしょう。
紙なら机いっぱいに広げれば全体を俯瞰して見ることができるのに、電子データとなるとそうはいきません。モニターのサイズに大きな影響を受けます。
縦にも横にもスクロールが必要な資料だと、全体像を把握するのに一苦労するでしょう。
紙の資料の管理においては、施錠管理やシュレッダーでの廃棄といったセキュリティ対策を取っているのではないかと思います。ペーパーレス化を行うと、紙とは違ったセキュリティ対策が必要になります。
対策の内容は利用するツールにもよりますが、少なくとも、限られた人だけがデータへアクセスできるようになっていることを確認しましょう。
ペーパーレス化を進めるときのポイント
ペーパーレス化は簡単ではありません。うまくいかず、紙を利用し続ける企業も見たことがあります。ただ、これから紹介する3つのポイントを抑えれば、きっとうまくいきます。
ポイント①ペーパーレス化自体を目的にせず、目的とメリットを明確にする
こんなエピソードを聞いたことがあります。
「ペーパーレス化しよう。会議資料は印刷せず、タブレットで見よう。ひとり1台分のタブレットを購入する予算がないから、タブレットは会議室に置いて、貸し出し制にしよう」
紙はなくなったが、資料を見るためだけに、会議の間だけタブレットを借りるという手間が面倒で、結局また紙に戻ったそうです。
紙をなくすことは手段であり、目的ではありません。
なぜペーパーレス化を行うのか、従業員にとってどのようなメリットがあるのか、それを明確にして、従業員全員で理解することが重要です。
たとえば、ペーパーレス化が進めばテレワークや在宅勤務が許可される、社長の承認をもらうのに一週間かかっていたところ1日でもらえるようになる、等です。
ポイント②紙の資料を過去、現在、未来に分けて考える
紙の資料は、どこからやってきて（過去）、どう利用して（現在）、どう保管するのか（未来）。この3つのフェーズに分けて考えると、目的やメリットを考えやすくなります。
例1）取引先からもらった紙の資料で打ち合わせをして、スキャンして自社で保管する。この場合は、紙（過去）→紙（現在）→電子（未来）です。
例2) PowerPointで作成した資料を印刷して打ち合わせで利用して、元データをそのまま保管する。この場合は、電子（過去）→紙（現在）→電子（未来）です。
テレワーク推進を目的にするのであれば、利用時（現在）を電子にする必要があります。逆に言えば、過去と未来は紙でも構いません。
省スペース化や検索性向上を目的にするのであれば、保管時（未来）を電子にする必要があります。
ポイント③経営者がペーパーレス化を必ず実現する意思を示し、率先してデジタルを活用する
私がこれまで見聞きしてきた企業の中で、ペーパーレス化がうまくいっている企業といっていない企業は、経営者の覚悟が異なります。
「ペーパーレス化を我が社で進めよう。ただし、私への報告資料は紙で印刷して持ってくるように」と社長が言う企業は、うまくいきませんでした。
「どうせ社長は紙で見るんだから、紙で良いじゃん」「社長の承認をもらうのに紙で印刷しなければいけない」そんな声が広まり、紙文化が残ります。
「紙の資料は確認しない」そう社長が言い切れば、きっとうまくいくでしょう。
悩み別 ペーパーレス化の方法 事例で紹介する解決法
「ペーパーレス化したいけど、どうしたら良いか分からない」「うちはどうしても紙が多い」そんな企業もあるかと思います。
本章では、悩みごとに、ペーパーレス化の方法をお伝えします。
パソコンの画面だと見づらい・目が疲れる
スマートフォンやタブレットの画面はもちろん、パソコンの画面も小さいと感じる方は多いと思います。
ノートパソコンのモニターで小さいと感じている場合は、ノートパソコンにモニター（デスクトップパソコンで利用するモニター）をつなげて利用するのがおすすめです。それだけでかなり快適になります。
いまデスクトップパソコンを利用していて、それでも画面が小さいと感じる場合は、大型モニターの利用がおすすめです。
どのくらい大型だと満足できるのかは個人の主観によるものですが、個人的には34インチ以上あると、かなり満足できると思います。
もしくは、モニターを2枚、デスクトップパソコンもしくはノートパソコンにつなげるのも有効です。
また、目が疲れるという方は、パソコンのモニターがアンチグレア（光沢ではなく、光の反射を抑える）のものを利用するのがおすすめです。
もし今利用しているモニターがアンチグレアでない場合は、市販のアンチグレアフィルムを貼るのがおすすめです。
FAXや郵便の受け取りが多い
「うちはFAXのやり取りが多いんだよなぁ」。そんな企業におすすめなのが、受信したFAXをメールで受信する仕組みです。
FAXや複合機によっては対応しています。この機能を使うと、自宅にいてもFAXの受信ができるので便利です。
「毎日多くの郵便が届いて、それを速やかに開封して中身を確認しなければならない」そんな企業におすすめなのが、郵便の内容をスキャンして、Web上で閲覧できるようにしてくれるクラウド郵便サービス。
おすすめサービスは、「アテナ」です。
資料を従業員へ紙で渡さないと読んでもらえない
「パソコンで資料を作成して、せっかく電子データになっているのに、印刷して紙で従業員へ渡している。そうしないと読んでもらえない気がするから」
そんな企業へおすすめなのが、オンラインストレージとビジネスチャットの活用です。
オンラインストレージ上へファイルをアップロードして、チャットでそのURLを共有。資料を確認したら、「いいね」スタンプを押すルールにしておくと、手軽に読んだかどうかが分かりやすいです。
なお、オンラインストレージよりも馴染みのある、ファイルサーバーやNASを購入する企業を耳にしますが、よほどの理由がない限りはおすすめしません。
オフィス内からしか利用できず、テレワークが実現できなかったり、自宅からつながるようにするとセキュリティの考慮が大変だったり、故障したらデータが消失するためです。
オンラインストレージとビジネスチャットについては、以下をご覧ください。
もし、日本語の得意で無い従業員の方がいる場合、電子データにはさらにメリットがあります。「Google翻訳」や「DeepL」といった自動翻訳サービスによって簡単に翻訳できるので、きっと理解が深まるでしょう。
契約書が多い
契約書のやり取りが多い企業におすすめなのが、電子契約システムです。パソコンのみで契約が完結しますので、ペーパーレス化におおいに役立ちます。
詳細については以下の記事をご覧ください。
大きな紙をよく使う
「大きな紙に絵を書きながら説明することが多い」
そんな企業へおすすめなのが、オンラインホワイトボードです。パソコンの画面上で、ひとつのホワイトボードを複数人で同時に書き込めるので、テレワークでも便利です。
「ホワイトボードでタスクの工程管理や、シフト管理をしている」という企業にも適しています。
おすすめのサービスは、Miro、Microsoft whiteboard、Zoomです。
ペーパーレス化の進め方
最後に、ペーパーレス化を進めるための、おすすめの順番をお伝えします。
業務上の課題を洗い出し
まず、紙の資料にはどのようなものがあり、どこから来ているのかを確認します。
取引先から手渡しでもらったり、FAXで受信したり、従業員が印刷したり、様々かと思います。
確認するのが難しければ、複合機やプリンターの印刷履歴や、FAXの受信履歴から確認するのも有効です。
どのような紙の資料があるか分かった上で、それに対しての課題を洗い出します。
たとえば、紙の図面を工場内で回覧していたら途中で破れてしまって元の図面がどれか分からず無駄な時間がかかった、契約書に印鑑を押すのにオフィスへ出社する必要がある、紙の資料の保管に費用がかかっている等です。
ペーパーレス化の目的を明確化
洗い出した課題を元に、ペーパーレス化の目的を明確化します。
先ほどの例を取ると、以下のような感じです。
- 紙の図面を工場内で回覧していたら途中で破れてしまって元の図面がどれか分からず無駄な時間がかかった
→ 生産性向上 - 契約書に印鑑を押すのにオフィスへ出社する必要がある
→ テレワーク推進 - 紙の資料の保管に費用がかかっている
→ コスト削減
ペーパーレス化の対象を決定
一度にすべての紙をなくすことは難しいでしょう。なので、ペーパーレス化する対象の業務を決めて、その中でもどの順番で行うかを決めます。
基本的には、導入が簡単で、導入効果の大きいものから順に行うのがおすすめです。
ペーパーレス化のツールを選定
どのツールを利用してペーパーレス化を実現するのかを決めます。
ここで大切なのは、従業員が使いこなせそうかどうか、自社で運用できそうかどうかを評価した上で、決めることです。
使いにくいツールを導入すると、使われなくなったり、従業員へストレスを与えかねません。無料トライアルやデモ等を活用して、使いやすいかどうかを導入までに判断しましょう。
また、外部の業者に依頼して、ツールの導入を行うパターンもあるでしょう。その場合でも、導入後は自社で運用できそうかどうかはチェックしてください。
運用まで外部へ頼ってしまうと、必要以上に費用がかかり、メリットが出にくくなるためです。
ペーパーレス化の運用ルールの策定
ペーパーレス化の運用を開始するにあたり、ある程度の運用ルールを決めておくことが大切です。紙の運用と、ペーパーレス化の運用の両方が同時に行われることによって、トラブルが発生する可能性があるためです。
たとえば、紙で運用していたタスクの工程表を電子化したにも関わらず、紙へ印刷して修正を加える人が現れたら、紙と電子データのどちらが正しい情報なのか分からなくなってしまいます。
細かい運用ルールは、実際に運用してみないと分からない部分もあるかと思いますが、おおまかなルールは事前に決めておきましょう。
ペーパーレス化の評価と改善
ペーパーレス化の運用を開始した後は、定期的に評価を行い、改善につなげることが大切です。
ペーパーレス化のためにかけた多くの手間や、ツールの費用に見合うメリットがちゃんと出ているのか評価しましょう。
メリットは、一日何時間が削減できたという定量的なものでも良いですし、以前と比較して仕事のやる気が出たという定性的なものでも構いません。従業員の意見を聞くことが大切です。
もしメリットが出ていないようであれば、どうすればメリットが出るのか、改善策を練って、また新たな取り組みを行いましょう。
ペーパーレス化は文化変革 今からチャレンジを
ペーパーレス化は、社内の紙をゼロにするというわけではありません。紙がなくても業務が可能な状態にして、その上で紙を使いたい場合は紙を使う、そんな環境が理想だと考えています。
実際、パソコンをものすごく速くタイピングできる人でも、紙を利用する人をよく見ます。紙を利用しなくても業務が成り立つのに、です。
みなさんの会社は、5年後も、今と同じ従業員と、同じ事業ができていると思いますか？
もしできている未来が描けているのなら問題ありませんが、不安であれば、ぜひ今からペーパーレス化へ取り組みましょう。
ペーパーレス化は一朝一夕では実現できません。単なるツールの導入ではなく、アナログからデジタルへの企業文化の変革だからです。
無駄な業務やコストを排除すれば、その分を新規事業や、既存事業の拡大に割り当てることができます。さらに、スマートに業務ができるようになれば、採用ブランディングにも有効でしょう。
ぜひチャレンジしてみてください。
