目次

  1. 電子帳簿保存法とは
    1. 電子帳簿保存法の主な内容
    2. 保存の対象
  2. 電子帳簿保存法の改正理由は導入状況の改善
    1. 導入が進まない要因：承認申請や審査時の負担
    2. 導入が進まない要因：業務プロセスの見直しによる負担
  3. 電子帳簿保存法の改正内容
    1. 電子帳票保存制度の導入に係る事前承認制度の廃止
    2. タイムスタンプ要件の緩和
    3. スキャナー保存における適正事務処理要件の廃止
    4. 不正に対する罰則強化
  4. 電子帳簿保存法改正にあわせてしておきたい準備
    1. 国税関係帳簿書類の現状分析をする
    2. 電子化の方法を検討する
    3. 不正防止の仕組みを強化する
    4. 困ったときの相談先を見つけておく
  5. 電子帳簿保存法改正におけるポイント

　電子帳簿保存法とは、それまで紙ベースが基本であった国税に係る帳簿書類の保存について、コストや事務の負担を軽減するため、1998年7月に施行された法律です。

　電子帳簿保存法が定めていることは大きく分けて2つ、電子データの保存とスキャナー保存です。

電子データの保存

　IT化の進展した現在、多くの企業で経理システムや販売管理システムなどの導入が進み、国税に係る帳簿書類の内容が電子データとして保存されています。

　電子帳簿保存法では、そうした電子データの保存を、国税に係る帳簿書類の保存に代えられると定められています。

　注意しなければいけないことは、電子データを保存する際に、最初の段階から一貫してシステムを使用しなければならないことです。また、記録の真実性や可視性の確保といった所定の要件を満たす必要があります。

スキャナー保存

　システム化が進んだ今でも、取引先からの請求書、領収書、内部決裁文書など、紙媒体の国税に係る帳簿書類は多数あります。

　電子帳簿保存法では、スキャナーで取り込んで電子化した国税に係る帳簿書類のデータの保存を、当該書類の保存に代えられると定められています。

　膨大な書類をファイリングする、専用の倉庫に保管する、など整理にかけていた膨大な事務コストを削減することが可能です。

　ただし、代替が認められるには、所定の要件を満たす必要があります。また、対象となるのは、国税関係書類のうちの、貸借対照表や損益計算書といった決算関係書類のみです。

　対象は、保存義務のある国税関係書類です。国税関係書類は、国税関係帳簿と国税関係書類に区分されます。

　国税関係帳簿とは、仕訳伝票や総勘定元帳など決算資料を作るための根拠となる書類です。

　国税関係書類とは、貸借対照表、損益計算書など決算関係書類、注文書、発注書、請求書などその他の書類があります。すべての国税関係書類は、原則として7年間の保存義務があります。

種類 例 電磁的記録による保存 スキャナーによる保存
国税関係帳簿 仕訳帳、総勘定元帳、仕訳日記帳、現金出納帳など 会計システムのデータなど 不可
決算関係書類（国税関係書類） 貸借対照表・損益計算書など 会計システムのデータなど 可
その他書類（国税関係書類） 注文書、発注書、請求書など 電子取引データなど 不可

　電子帳簿保存は、電子データの保存による業務効率化・コストダウンに貢献するため、企業の導入が期待されていました。

　しかし、現実には、多くの企業が導入に踏み込めていません。

　令和元年度統計年報「２　直接税　法人税」（国税庁統計）（PDF方式：260KB）によると、会社等の申告法人数は2711千社です。

　一方、「電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」（国税庁統計情報）によると、令和元年度末時点で電子帳簿保存の承認を受けたのは272千社で、約10％に過ぎません。

　今回の改正は、政府が推進するデジタルトランスフォーメーション（DX）化の一環で、こうした導入状況の改善をしようという背景があります。

　ところで、なぜ電子帳簿保存法の導入が進まないのでしょうか。ひとつには、承認申請や審査のときに生じる負担の大きさがあげられます。

　電子帳簿保存を導入するためには、税務署長などの事前承認が必要です。承認を受けるためには、申請書と添付書類を用意しなければいけません。

　しかし、帳簿や書類によって申請書の様式が異なっていたり、添付資料の数が多く複雑だったりすることがしばしばあり、それが事業者の負担となっています。

　また、申請は、電子帳簿保存を開始する3ヶ月前に行う必要があります。その3カ月の間に、税務署長などの審査・指摘などがあり、それに対応する必要があるのも事業者の導入をためらわせる一因となっています。

　今回の改正では、承認・審査の省略がポイントになっており、事業者の負担を減らそうとの意図があります。

　電子帳簿保存の導入は、確かにファイリングや保管コストの削減などの効果が期待できます。

　しかし、電子帳簿保存の導入は、新たな負担も発生します。会社間の取引から企業内の手続きまで、情報の電子化を前提とした業務プロセスに変更しなければなりません。

　例えば、今まで紙ベースの申請であった交通費精算をスマホで写真を撮り、ワークフローでの承認申請に変更する必要があります。

　プロセスの見直し工数、社員の教育工数などを考えると導入のメリットが薄れてしまいます。

　また、いくらさまざまな情報の電子化を進めたとしても、紙ベースの情報を完全になくすことはできないものです。

　今見てきたように紙による保存から電子データによる保存に移行するためには、運用ルールを変える必要があります。保存方法が混在した状態は守るべきルールが多いことでもあるので、現場が混乱する可能性が高くなります。

　工数がかかる上に、トラブル発生のリスクがあるなら、導入しないほうがいい……と考えるのも不思議ではないでしょう。

　実際、筆者が勤めていた上場企業でも、IT化が進められていたものの、電子帳簿保存の導入はなかなかされませんでした。

　今回の改正による要件緩和などは次の通りです。

改正前の内容

　電子帳簿保存制度を導入する場合には、原則として3ヶ月前までに税務署長などへ申請し、承認を受ける必要があります。

　承認を受けるためには、承認申請書のほか、システムの概要書など添付書類も提出しなければいけません。

　申請後は、税務署長などの審査があり、書類上の不備がある場合には再申請するなど、一定の期間を要する内容となっています。

改正後の内容

　今回の改正により税務署長などによる事前承認制度が廃止されることになり、事業者の事務負担は劇的に改善します。

　改正後は、電子帳簿保存法で求められる機能を備えているスキャナーや会計ソフトなどを整備すれば、電子帳簿保存を導入できます。

　タイムスタンプとは、書類が作成された日付を確認するための時刻証明です。

改正前の内容

　領収書など国税関係書類をスキャナーで読み取り、保存する場合に、受領者が自署した上で3営業日以内のタイムスタンプを付与する必要があります。

　旅費精算や立替清算など従業員清算では、社員全体に影響が及ぶ運用が大変な要件となっています。

改正後の内容

　今回の改正により、まず、スキャナーで読み取った際の署名が不要となります。

　さらに、タイムスタンプ付与の期間が3営業日から最長2カ月へ延長されることになります。

　また、電子データの訂正又は削除を行った場合に、その事実及び内容をログとして残すシステムであれば、タイムスタンプの付与自体が不要となります。

改正前の内容

　スキャナー保存をするためには、スキャナー保存前の紙書類の改ざん防止の観点から、適正事務処理要件を満たさなければいけません。

　適正事務処理要件は以下のとおりです。

  1. 相互牽制……事務処理を2名以上で行わせるなど、相互に牽制することが機能する体制を構築することが必要。事業者は一定の人員配置が求められる
  2. 定期的なチェック……事務処理について、最低限1年に1回以上の定期検査を行う体制が必要。検査は、電子データと紙の照合が求められるため、検査日まで紙の原本も保存が必要となる
  3. 再発防止策……問題点が発見された場合、経営層などへの速やかな報告、原因究明、対応策、手続規程等の見直しが必要

改正後の内容

　今回の改正により、適正事務処理要件は廃止されます。

　そのため、事務処理担当者を複数名確保する必要はありません。また、定期検査まで紙の原本を保存する必要もなくなります。

改正前の内容

　申告漏れ等があった場合の重加算税については、電子帳簿保存法の導入有無による違いはありませんでした。

改正後の内容

　改正により、要件が廃止・緩和された一方で、不正に対する罰則が強化されました。通常課される重加算税の額に、不正に関わるものは10%加算されます。

　適正事務処理要件等の要件が廃止となった分、不正の結果に対する責任が厳しく問われるようになっています。

　今回の改正に伴い電子帳簿保存導入のハードルはぐんと下がりました。次に、これから導入するにあたって、現場の混乱を避けるための必要な準備をご紹介します。

　今回の改正によって自社の国税関係帳簿書類の電子化に取り組みやすくはなりますが、他社から受け取る紙ベースのデータは依然として電子化が難しい状況です。

　そのため、まずは現在の国税関係帳簿書類に対して、「この書類は自社が発行しているもので、電子データで保存している」「あの書類は、取引先から送られてくるもので、紙による保存をしなければならない」など各書類の現状分析を行うことが大切です。

　なお、分類の切り口は、できるだけ細かいほうが対応方針をはっきりできます。

　例えば、自社/他社、電子データ/紙データ、経理関係/取引関係、文書名、受領・発行部署、枚数、電子化の可能性、などがあります。

　今回の改正、特に署名不要、タイムスタンプ要件の緩和によって、全社員が使うシステムに係るデータの電子保存ができるようになりました。

　ただ、それを理由にシステムを導入するかどうかは慎重になるべきと考えています。

　例えば、経費精算システムを導入すると清算データの電子化が可能です。

　しかし、システムを導入するとなれば、導入費用、社員の教育コスト、業務プロセスの見直しコストなどが発生します。

　一方、今回の改正では、従来通り紙ベースの申請を行い、経理部門などでスキャナーによる一括電子データ化も認められています。

　電子化の方法は色々とありますので、自社の事情に合わせて検討することが重要です。

　今回の改正により、要件緩和と併せて不正に対する罰則が強化されました。

　これを機にというわけではありませんが、電子帳簿保存の導入の際にはあらためて不正防止の仕組みの点検・強化が必要です。

　例えば、内部監査・外部監査、職務分掌の徹底、定期的な人事異動、定期的なシステムログの確認などがあげられます。

　電子帳票保存の導入は、全社的な取組みです。経理・税務の視点、システムの視点、内部統制の視点など検討しなければいけないことが数多くあります。

　また、‘システムを導入すれば’という安易な考え方では成功しない可能性もあります。

　そのため、導入する際には、あらかじめ相談先を用意しておくことが大切です。

　相談先としては、まず顧問税理士があげられるでしょう。税務調査の支援とあわせて、電子データ化の対象・範囲などをアドバイスしてもらえます。

　また、導入を機にシステムの刷新を行う場合には、電子帳票保存に詳しいコンサル会社やシステム会社も相談先となります。

　電子帳簿保存法改正におけるポイントをあらためてまとめます。

  • 電子帳簿保存法は、国税関係帳簿書類の電子化を認める法律であるが、現在、導入している企業は少ない
  • 改正により導入の足枷となった要件が廃止・緩和される
  • 改正を機に電子帳簿保存を導入するときは、あらかじめ国税関係帳簿書類の現状を分析し、自社に適した電子化の方法を検討する。併せて、不正防止の仕組みも行うことが重要

　電子帳票保存の導入を成功に導くためには、システム導入の範囲をできるだけ広げることです。

　システム導入は、長期的に見れば、生産性の向上、経営情報の可視化など大きなメリットがあります。

　システム導入にはコストがかかるものの、社員が取り組みやすい運用ルールを定めれば、現場の混乱を防ぐことも可能です。

　電子帳簿保存導入を検討することを機に、あらためて自社のIT経営の道筋を検討されてみてはいかがでしょうか。