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中小企業には生成AIを活用して業務効率化を進めたいというニーズはあるものの、どんな分野から始めればよいのか、どう業務に取り入れていけばよいかという悩みを聞くことがあります。AIアシスタントであるMicrosoft 365 Copilotなら業務課題に対し一緒に解決方法を考えて提案します。業務効率化と競争力強化のため、社内でAIを普及させたい中小企業に対し、ソフトバンク株式会社は導入から定着化、セキュリティ向上、気になる導入費用を抑えるためのIT導入補助金の申請支援まで一気通貫でサポートしています。普段の仕事から生成AIを活用しているソフトバンク株式会社のスペシャリスト3人にMicrosoft 365 Copilotの活用方法から注意点、補助金活用のポイントまで聞きました。
目次
中小企業の現場で、Microsoft 365 Copilotは活用できるのでしょうか。仕事で様々な生成AIを活用しているソフトバンクの築山直弥さん（グループウェアビジネス企画部プロダクト企画課）は次のように答えました。
「もし、何からAIを使ってよいか迷われているのでしたら、AIに対してはワガママになっていただいて大丈夫です。業務から個人的な悩みまで何でも相談してみてください。一緒に考えてくれるアシスタントなんだと知っていただくところからAI活用が始まります」
それでは、具体的な仕事の悩みを相談してみましょう。
「大切な取引先との商談でしたが、急なトラブルとメンバーの成長を促したいという思いから、仲間に任せることにしました。任せたとはいえ、キーマンである取引先の部長が弊社の提案をどう受け止めたのかが気になります」
すると、築山さんはMicrosoft Teamsを立ち上げます。Microsoft Teams上で取引先と商談した場合、録画しておくと、自動で議事録を作ることが可能です。
「人間がまとめた議事録では、議事録に書かれたこと以上の情報は読み取れません。しかし、Microsoft Teamsで作成した議事録は、商談の詳細なやり取りのデータも保持しているので、誰がどんな発言をしたのか、後からでも詳しく質問することができるのです」
これなら会議に参加できなかった場合でも、参加者に聞かずとも後からキャッチアップが可能です。
つぎに、中小企業の製造業に寄せた相談をしてみましょう。
「製造業で、日々の一ラインあたりの生産量・不良率をExcelで管理しています。日報を書くのに、このデータを毎日18時に自動でグラフを生成し、Wordの定型フォーマット（日報）に出力させることはできませんか？」
築山さんはすぐに、Copilotを立ち上げ、質問文を打ち込みます。すると、Excelの操作を自動化できるマクロを使うことを提案します。しかし、築山さんは回答に納得しません。
「マクロとなると、使える人が限られてしまいませんか？ マクロを使わずにもっと簡単な方法でできないか、相談してみましょう」
Copilotとチャットでどんどん会話していくと、Excelでグラフを作成し、Wordで差し込み機能を使うと簡単に実現できるのではないかという回答に行きつきました。
差し込み機能とは、別ファイルとして管理しているデータを参照し、Wordで作成した文章に差し込める機能です。Excelに毎日のデータを入力できるようにしておけば、Wordを立ち上げるだけで最新の生産量や不良率を反映したグラフを掲載した日報が作れるようになりました。
「ExcelやWordは使い切れないほど豊富な機能がそろっています。Copilotを使えば、専門家に聞くように具体的な対応を相談できるんです」
1週間あたり最大3.5時間程度の業務効率化が見込めるCopilot。ソフトバンクは、同程度の業務効率化を目指してCopilotの利活用を進めています。
とはいえ、企業で導入したときに最初のハードルとなるのが、社員一人ひとりが使いこなせるのか、業務の中で定着するのかという点です。
ソフトバンクでは、導入前には、実際にCopilotを触ってみる体験会や、有償でMicrosoft 365 Copilot定着支援サービスも展開しています。
築山さんは定着支援サービスについて「管理者向けに環境設定をサポートするだけでなく、導入企業様の推進リーダーとともに、活用のためのワークショップやハンズオン研修を支援させていただいたり、アイデアコンテストを開くお手伝いをしたりしています」と話します。
このほか、Copilotの活用に有効なプロンプトが学べる学習コンテンツも用意しています。
社内のデジタル化を進める上では、同時にセキュリティ対策についても考える必要があります。
独立行政法人情報処理推進機構（IPA）が発表した「2024年度中小企業における情報セキュリティ対策の実態調査報告書」によると、過去3期における情報セキュリティ対策投資を行っていない企業は約６割に上る一方、セキュリティ対策投資を行っている企業の約5割が、取引につながったという回答も得られています。
ソフトバンクの持田敦也さん（セキュリティデザイン推進部プロモーション企画課）は「ビジネス・コンシェル デバイスマネジメント（BCDM）なら経営者の心配に対処できます」と話します。
BCDMとは、スマートフォンやノートPCなどのモバイル端末とユーザー情報を一元管理するMDMサービスです。
たとえば、IT部門の許可のない私用端末や家庭のパソコンから社内システムにアクセスしてしまう「シャドーIT」による情報漏洩リスクを防げるだけでなく、重要なデータを管理している社有スマートフォンを社員が紛失したり、盗難に遭った場合でも、リモート操作でロックをかけたり、初期化したりもできます。
システムの脆弱性をついたサイバー攻撃を防ぐには、OSのバージョンアップも欠かせませんが、忙しい社員はついアップデートが遅くなりがちです。そんなときは、システム管理者がリモート操作でバージョンアップが可能です。
ソフトバンクのBCDMは、クラウド型ID管理・統合認証サービスのOktaやトレンドマイクロのアンチウィルスソフトなど信頼性の高いセキュリティサービスを組みあわせて実現しています。また、社員からの使い方の相談に乗ってくれるヘルプデスクも24時間365日利用可能です。
持田さんは「企業のみなさまから好評をいただいているポイントの一つが、社員の皆様の利便性を損なうことなく、セキュリティレベルも上げられるところにあります」と話します。
デジタル化を進めると、様々なツールを導入すると、ツールを使うたびに都度IDやパスワードを打ち込まなくてはなりません。覚えきれなくなると、パスワードの使いまわしや、簡単なパスワードにしてしまうリスクもあります。
そこで、BCDMは、各ユーザーのID・パスワード管理やシングルサインオン機能を提供しており、一度認証手続きをすると、その後は追加の手続きなしで複数サービスを利用できるようになります。
このBCDMは、日本の政府情報システムのためのセキュリティ評価制度である「ISMAP」（Information system Security Management and Assessment Program：イスマップ）を取得しており、持田さんは「企業のみなさまが安心して使っていただけるところも強みの一つです」と話します。こうした信頼感からBCDMは1.7万社がすでに導入しています。
Microsoft 365 Copilotを導入し、活用支援のサービスに申し込み、さらBCDMでセキュリティレベルを高めようとすると、従業員10人の利用でおよそ85万円ほどかかる見込みです（※2025年3月時点の価格イメージです。実際の販売価格と異なる場合があります）。
「IT導入補助金を活用してみませんか？」と話すのはソフトバンクの村田浩基さん（ソリューション営業企画部企画推進1課）です。
村田さんがIT導入補助金2025に着目しているのは、ソフトウェア初期費用だけでなく、最大2年分の利用料やIT活用の定着を促す導入後の“活用支援”も補助対象になっているからです。
中小企業庁は2025年3月31日から第１次交付申請受付を開始する予定だと発表しています。
ただ、制度に魅力を感じながらも、限られた時間や工数で補助金の要項を読み解き申請準備/作成を行うことにハードルを感じる企業も少なくありません。
このときに活用できるのが、着手金0円、成果報酬0円（※対象ITツールに関するプラン契約が年間15万円以上もしくはスマートフォン1台以上のご契約のお客さまが対象）の補助金コンシェルです。
村田さんは「補助金コンシェルでは、必要資料の準備段階からサポートを開始し、申請の際にはオンラインで画面共有しながら分かりやすく支援、事業完了後の事務局への報告まで、一貫して対応しています」と紹介します。
また、このほかにも補助金対象となる多種多様なツールを取り扱っているため、利用企業は課題解決に最適なツールを選択できます。
「ソフトバンクは、デジタルトランスフォーメーション（DX）による企業様や社会のかかえる課題解決を目指しております。中小企業のDX化はまだまだ進んでいないというデータもありまして、私たちとしては補助金活用とあわせてDX化のお手伝いができれば、と考えています」
「Microsoft 365 Copilot」のライセンス提供や初期設定から、組織内への浸透・活用促進、導入後の効果検証までを一貫してサポートするサービスです。オンラインでの集合研修や、効果的なプロンプトが学べる学習コンテンツ等も提供し、社内でのCopilot活用を支援します。
ビジネスで利用する携帯電話やスマートフォン、ノートPCなどのモバイル端末を一元的に管理するサービスです。端末の設定情報やアプリケーションを管理するほか、紛失時の遠隔ロックやデータ消去といったセキュリティー機能を提供しています。
「IT導入補助金」の申請業務を支援するサービスです。お客さまの課題に合わせて、ソフトバンクが抱えるITツールの提案から補助金の申請までをワンストップで提供します。
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提供 ：ソフトバンク株式会社
企画／制作 ：朝日インタラクティブ株式会社 営業部
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