日程調整ツールおすすめ5選　選ぶポイントと利用時の注意点も紹介

日程調整ツールを選ぶときのポイント

　日程調整ツールとは、会議や商談といったビジネスシーンやWebセミナーなどの企業イベントにおいて、1人の顧客、複数の参加者の希望を考慮しながら日程を自動的に調整できる管理ツールです。

　会議やイベントなどを行うとき、関係者にメール、もしくは直接会話をして日時の調整や確認をしますが、非常に手間が掛かります。

　日程調整ツールは、問合せや資料請求などの顧客対応において、商談設定に際して、サイト画面上でリアルタイム、かつわかりやすく担当営業の空き予定やWebセミナーの予約表示の案内まで、顧客の要望に応じて商談化までスムーズに運んでくれるツールです。

　具体的に次のようなメリットがあります。

1. 顧客や関係者にアポイント時間を確実に認識させることができ、営業開拓の量と質の両面で合理化が図れる
2. 時間管理の徹底化と効率化が可能になり、 ”生産性の高い” 業務へシフトできる
3. Webカレンダー（Googleカレンダー、Outlook）やWeb会議ツール（Google Meet、Zoom）、会議室との外部連携が可能で、入力漏れの心配がない

　特に、営業のシーンではアポイントを素早く確定することが案件化への重要な第一歩となります。

　コロナ禍によりWeb商談が日常化する中、従来の様に、顧客と商談日時をメールや電話でやり取りするのは顧客との調整に手間が掛かり、商機を逸するリスクが懸案されますが、日程調整ツールを用いればそうしたデメリットを解消できるでしょう。

　では、こうした日程調整ツールを選ぶには、どのようなところに注目すればよいのでしょうか。

　いくつかポイントをご紹介します。

 外部ツールと連携が可能であること

　顧客との日程調整に掛かる作業工数を減らすためには、既に使用しているツールと連携ができていることが重要です。

　連携ができているというのは、顧客と日程調整が付いた後に、営業担当の予定表にカレンダーが設定され、顧客側には会議URLがメールに記載されて配信されるということを指します。

　どこまでが自動化されるかは各ツールにより異なる場合がありますので確認は必要ですが、少なくともカレンダー、会議ツールの連携は必須と考えて良いでしょう。

　カレンダーに会議室の予定表が連携されている場合は、予定を入れた段階で会議室も押さえておくことができるので更に便利になります。

　逆に言えば、これらが連携されていない場合は、各ツールの設定が手作業で行われることになるので、効率化には繋がりません。　

用途に応じて、日時を確定する2つの型があること

　日程調整ツールには基本的に2つの型があります。

　一つは、「予約受付型」で、カレンダーの空き時間を自動抽出して選んでもらう形式です。店舗などの来店予約を取る様に、顧客に希望日時を自由に選んでもらうという点が特徴です。

　もう一つは、「候補提案型」で、営業担当が自身の候補を顧客に提示して、選択してもらう形式です。営業活動においては、他の日程調整と並行することなどもありますので、入れられたくない日時を伏せて、提案できるので便利な機能です。

　日程調整ツールを選ぶときは、効率化の面から、基本的に上記2つの型を自由に選択できるものを導入することをおすすめします。

　本記事では、下記でおすすめの日程調整ツールを5つご紹介していますが、それらはすべて予約受付/候補提案型の両機能を有しています。

フリープランによるテスト導入が可能であること

　新たなツールを導入するため、操作性の検証や定着化を確認しておく必要があります。デモンストレーションだけでは、全ての使用感を評価するのは非常に難しいでしょう。

　現場で実際に使うにあたっては、フリープランが用意されていることが望ましいです。フリープランをベースにテスト導入し、自社だけでなく顧客側にも定着性を見極めて、本格導入することをおすすめします。

　用途によっては、フリープランの範囲内で済む場合もありますし、有料プランにすることで個々のニーズを満たし、利用の幅も広くなり効率化がさらに進むことが期待できます。

　コストの掛け方を段階的、かつ用途に応じて選択していくということがリスクマネジメントに繋がるでしょう。

　なお、本記事でご紹介する5つのツールは、すべてフリープランを有しています。

外部連携が可能な日程調整ツール おすすめ5選

　日程調整ツールを選ぶにあたって、数多くある優良な日程調整ツールの中でも、カレンダーやWeb会議、それに紐づく会議室予約などの外部連携を可能にし、日程調整という業務のDX化の実現を可能にする日程調整ツールをご紹介します。

　日程調整ツールを検討するにあたっては、使用する人数に応じて費用が比例する場合があるため、活用度合いの高い営業部署に絞って利用人数をコントロールすることをおすすめします。

調整アポ

　調整アポは、連携サービスの豊富さと、大手企業から新興企業まで幅広い企業に導入している実績が特徴です。

　LINEといったSNSを使っていたり、楽天やYahoo!などでEC事業を展開していたりする企業におすすめです。

　調整アポの公式サイトはこちら。

スケコン

　スケコンは、無料で始められ、スマホでも使いやすい日程調整&オンライン名刺交換サービスがついているのが特徴です。

　営業シーンだけでなく、採用面接における日程調整で導入実績が多く支持を受けています。

　スケコンの公式サイトはこちら。

Dr.works

　Dr.worksは、営業部門でのWeb商談に特化しているのが特徴です。商談設定のシーンにおいて、重要な顧客(目上の人)を想定しているため、心地良く使うという第一に考えたサービスが売りになっています。

　Dr.worksの公式サイトはこちら。 

eeasy

　eeasyは、大手企業からベンチャー企業まで約10,000社が導入する実績が特徴です。

　eeasyの公式サイトはこちら。

jicoo（ジクー）

　jicooは、日程調整ツールとしての機能だけでなく今後、提供予定となっている「ドキュメント作成」や「効果測定」などの視覚化を拡張しようとしているのが特徴です。

　jiccoの公式サイトはこちら。

日程調整ツールを利用するときの注意点

 優れた日程調整ツールを導入したとしても、うまく活用しなければ課題解決に結びつけることはできません。ツール導入後には、次の3点に注意する必要があります。

1. 顧客のリテラシーへの配慮
2. ツールへの依存
3. 導入目的と効果検証の考え方

　それぞれ、なぜ気をつけなければならないのかという理由と対策をご紹介します。

顧客のリテラシーへの配慮

　日程調整ツールの導入は、事業側にって業務を効率化できるメリットがありますが、顧客側への受入れ度合いを図る必要があります。

　顧客は自身の都合の良い時間をWeb上でクリックするだけだけですが、Webのリテラシーはもちろんのこと、唐突な印象を与えることへの配慮が必要となります。

　使用する際、顧客目線にたって使いやすさを体験、評価するだけでなく、顧客との商談設定において、予めツールを使用することを案内し、利便性追求への理解を促すと良いでしょう。

　また、ツールを使った顧客には使いやすさをヒアリングするなど、取り組みに対する顧客からの声を拾い、自社・顧客共に有用さの理解を求めるスタンスが定着化に繋がると筆者は考えます。

ツールへの依存

　日程調整ツールは、作業自体を効率化してくれますが、予約型にしても候補型にしても候補選択は顧客に委ねられます。

　選択自体がしやすいとはいえ、顧客が期待通りに候補決定するかは、マネジメントが必要です。

　ツール導入により利便性が高くなると、商談化の管理が疎かになりやすいため、注意しなければいけません。

　また、一定の期間に操作がない場合は候補日程そのものが埋まらなくなり、営業生産性が落ちてしまうため、顧客フォローを意識して、日程の確定に専念すると良いでしょう。

導入目的と効果検証の考え方

　日程調整ツールを導入する目的は、営業活動における日程調整業務の効率化です。商談数や商談成立に向けた顧客対応の割合を高めることと筆者は考えます。

　ツールを導入するかどうかは、課題の優先度を把握し、解決すべき課題を営業部門、マーケティング部門が共通認識することから始まります。

　ここで言う課題とは、すなわち、現時点（ツール導入前）でどの程度日程調整に時間を要しているのかなど「商談化」において生じる課題です。

　一方で、「商談化率」は、ツール導入前の予測と導入後の実際の数値が異なることがあり、実際は商談化率が上がっているのに「上がっていない」と誤った判断をしてしまう可能性があります。

　よって日程調整ツール導入後は、今説明したリスクを避けるために、当初の目的は大切にしつつも、さまざまな効果検証の結果と照らし合わせながら柔軟に考えることが大切です。

　また、効果検証そのものについても、「商談化率を導入前後で検証する」以外に、「使用する担当と使用していない担当それぞれの時間コストを比較する」など、多角的に行うことをおすすめします。

　営業活動プロセス（KPI）の点から、たとえば問合せや資料請求など、その月の新規見込み顧客数に対して商談化に至った件数がツール導入により効率化されたか、導入前と比べて商談に至る日程調整中というステータスが減ったか、といったことに注視するのも有効でしょう。

世の中のスタンダードを押さえておく意味

　日程調整ツールは、コロナ禍により商談のオンライン化やWebセミナーが一般的になり、今後も定着化していくことになるでしょう。

　企業経営においては、営業人員を増やさず生産性を上げて売上を拡大させることが益々、重視されますので注目されるツールになると考えます。

　一方で、業態によっては顧客にWebで日程を選ばせること自体が受け入れがたいという慣習があるかと思います。

　今後、様々な場面でWeb上で日時予約するという顧客体験が一般化すると、既成概念が変わりスタンダードなスタイルになっていくことでしょう。

　本記事を通して、営業活動での生産性向上の課題を見つめなおし、他社に先んじて営業課題の解決の一助になることを願っています。