仮払金とは？前払金や立替金との違い、仕訳方法、適切な扱い方を解説

仮払金とは

　仮払金とは、用途や金額が定かでないものの、一定のお金が必要になることがわかっているものに対して、事前に現金や預金の支払いをした際に用いる勘定科目です。

　例えば、長期の海外出張をするとき、宿泊や移動手段にかかる費用がいくらなのかは、実際に出張が終わるまでわかりませんが、まとまったお金が必要なことは確実です。そのお金を、海外出張をする従業員に事前に渡したときに用いるのが仮払金となります。

　仮払金を使って仕訳した場合、支払う用途が確定したら、その勘定科目に振り替える必要があります。先の海外出張の例でいえば、出張が完了して、交通費、宿泊費が確定したら、それぞれの科目に金額を配分するのが一般的です。

　仮払金は資産側に計上される勘定科目ですが、勘定科目名にも入っているように、仮勘定と呼ばれます。そのため、資産というよりは便宜的に資産側に計上されている、と捉えると良いでしょう。

仮払金と似た勘定科目との違い

　仮払金と似た勘定科目としてよく違いを聞かれるのが、前払金、立替金、仮受金、未払金です。順にご説明します。

　前払金とは、物の仕入やサービスを受けるなど、すでに支出する内容が決まっていて、お金を先に渡している際に使用します。また、金額も確定していることが多いです。一方、仮払金は、未だ支払目的や金額が確定していないときに用いる勘定科目です。先に支払ったときに使うという点で混同しがちですが、適切に使い分けをしましょう。

　立替金とは、本来は相手先（取引先や従業員など）が負担する支出を、自社で一時的に立て替えたときに用いる勘定科目です。立替金は、あとで負担すべき相手先に請求するため、債権としての性質があります。一方、仮払金は支払いが生じている点では同じですが、基本的には自社で負担すべきものに対する支払いという点で異なります。

　仮受金とは、名前が示す通り、目的や金額が確定をしていない状況で、お金を受け取ったときに使う勘定科目です。仮払金とは真逆の、負債側の勘定科目になります。

　未払金とは、物品を受け取ったりサービスを受けたりして、後日、相手先にお金を支払う義務が生じた際に計上する負債科目です。仮払金はすでに支払っているときに用いるものなので、こちらも真逆の勘定科目といえます。また、未払金で仕訳するときは、金額も請求書をもらうなどして確定していることがほとんどなので、その点も異なります。

仮払金の仕訳例

　仮払金を実際に使用した仕訳例をご紹介します。

仮払金を支出したとき

　実際に仮払金を支出したときの仕訳です。

　例：従業員に2週間の出張を命じ、事前に出張旅費を消費税も加味して110,000円を渡した。

仮払金の内容が確定し、お金が余っていたとき

　仮払金を支出したら、後日、内容を精査して他の勘定科目に振り替えます。支出した仮払金のほうが実際に使ったお金よりも多く、余っていたときは従業員から返還してもらいます。消費税については　仮払消費税という勘定科目を使います。

　例：出張完了後、精算書を提出してもらい、交通費20,000円・宿泊費70,000円・消費税10％であることが判明し、11,000円の返還を受けた。

仮払金の内容が確定し、不足が生じていたとき

　仮払金の内容が確定したときに、不足が生じていたことが判明したら、速やかに当該の従業員にお金を支払います。

　例：出張旅費110,000円を支出したが、精算書を見て交通費30,000円、宿泊費80,000円に消費税10％がかかり、11,000円の不足が生じていることがわかった。そのため、当該の従業員にただちに現金で11,000円を支払った。

仮払金の余剰分の返還が決算日よりもあとになるとき

　仮払金は、決算日までにはなるべく内容を確定させ、他の勘定科目に振り替えることが大切です（詳細後述）。ただ、時間がなかなか作れず、決算日や決算日の直前に内容の確認をすることもあるでしょう。

　もし、それによって、従業員からの余剰分の返還が決算日よりあとになった場合は、未収金に振り替えます。一方、不足していることが判明していれば、未払金に振り替えます。

　例：決算日に仮払金110,000円を精査したところ、交通費20,000円、宿泊費70,000円に消費税10％とわかった。ただ、従業員からの返還が遅れ、余剰分の11,000円の回収が決算日よりもあとになった。

仮払金がマイナスだったとき

　仮払金の内容が確定して不足分の支払いが必要なときに、適切に仕訳をしないと仮払金がマイナスとなることがあります。

　例えば、従業員に仮払金100,000円を支給します。

　その後、内容が確定して、交通費120,000円だったということが判明したとしましょう。この場合、貸方に仮払金100,000円、現金20,000円と記載するのが正解です。ただ、ここで次のように記載してしまうと、仮払金が20,000円マイナスになります。

　上記のようなミスをしてしまった場合は、差額分を本来あるべき勘定科目に振り替えるための仕訳を起票します。もし、差額分の現金を支給していても使っている勘定科目を誤っていたのであれば、貸方は「現金」とします。

　このようなケースは、仮払いの件数が増えてくるとしばしば発生します。内容確認時にどの仮払金のものなのかが判別しづらく、本当は100,000円のはずが、別件で支払った仮払金の額（120,000円）を勘違いして持ってきてしまう、などです。

仮払金を用いるときのポイント

　仮払金は、仮勘定という性質上、不正に用いられる可能性が高い勘定科目です。慎重に取り扱う必要があります。ここでは、特に知っておきたいポイントをご説明します。

決算までには内容を確定させる

　仮払金は、基本的に決算までにその内容を確定させる必要があります。

　確定できなかった場合は、仮払金として貸借対照表に計上することになりますが、望ましい姿ではありません。税務署や銀行から、「本来は支出してはいけないところに支出しているのではないか」「管理体制がずさんなのではないか」といった疑念を抱かれやすくなるからです。それによって税務調査に入られたり、融資を断られたりする可能性が生じることは否定できません。

　そのため、仮払先と調整しながら、決算までに判明している分は適切な勘定科目に振り替えるようにし、それでも残ってしまうものだけ仮払金として計上するようにしましょう。やむを得ず仮払金のまま進める場合は、なぜそうなったのか、説明できるようにしておきます。

消費税に気をつける

　仮払金は、支出時に内容が確定していないため、消費税が発生しません。仮払金の段階で消費税も計上してしまうと、後日確定した金額と相違する可能性が高くなるため、留意が必要です。消費税は、勘定科目が確定したときにあわせて振り替えるようにします（これは上記の仕訳例をご確認ください）。

　また、返還された仮払金には消費税はかかりません。仮受消費税を計上することがないように気をつけてください。

管理台帳を作成する

　仮払金は、台帳を作成するなどして、支出時に必ず誰に支払いをして、いつ内容と金額が確定するかを書き留めておくようにしましょう。仮払いの件数が増えても、精算のしそびれや金額の誤りなどを防げるようになります。

複数の人間で管理する

　仮払金は、現金の着服などの不正に使われていることが多い勘定科目です。特にひとりの経理だけに仮払金の管理を任せている場合は、リスクが高まります（不正を報じるニュースでも「経理はひとりの人にすべて任せていた」という話はよく聞かれます）。そのため、経営者でも良いので、もうひとりがチェックする体制を必ず整えましょう。

　自由に使えてしまうと、良からぬことを考えてしまうのは人間の性です。その意味でいえば、仮払金の上限値や精算の方法など、ルールをきっちり決めておくのも有効です。

　また、よりリスクを避けたいのであれば、なるべく従業員や取引先に立て替えてもらい、確定額を後日支払うようにするのも良いでしょう。

仮払金は便利な一方、取り扱い注意な勘定科目

　仮払金は、不正に用いられることが多く、銀行融資や監査などにおいて厳しく見られる勘定科目です。

　内容も固まっていないまま支出でき、仕訳もそれほど複雑ではないので使いやすいものですが、決算書の信憑性が揺らがないように、本記事で紹介したポイントに留意しながら適切に取り扱っていただければと思います。