目次

  1. 相手に伝わるわかりやすいプレゼン資料とは
  2. プレゼン資料を作るまでの時間配分
  3. プレゼン資料の作成で見直すポイント
  4. 見やすいプレゼン資料をつくるコツ
    1. 聞き手の目線を意識する
    2. 色に意味を持たせる
    3. 全角半角を統一する
    4. 端をそろえる
    5. ツールを使いこなす
  5. PowerPointショートカットキー一覧

 NTTグループを横断する有志団体「O-Den 」で、新規事業開発や働き方改革、プレゼン術などのワークショップを開催している一杉さんは「相手に伝わる資料づくりに求められるのは、デザインセンスではなく、意識と行動を少し変えることです」と言います。
 実は、一杉さん自身、資料づくりは時間がかかるだけなので好きではありません。それでも大企業のなかで新規事業を進めるため、本気で誰かを動かしたいときに資料を作成するのだそうです。そのため、資料を作り込むことではなく、どうすれば相手に伝わるのかに力を入れています。

 一杉さんは「いきなりパワポの作成から取りかかるのは避けたいです」と話します。パワポから取りかかると、描き直すのに時間がかかります。さらに、1ページずつ作りこむため、全体のストーリーが分断されやすくなるといいます。
 一杉さんの場合はアウトラインをテキストで書き出し(所要時間20~30分)、ノートやホワイトボード、iPadなどに絵コンテを描き(10分)、そのうえでパワポ作成に取りかかります(20~30分)。最初にアウトラインを書き出しておくと、俯瞰でき、ストーリーの破綻に前もって気づきやすくなります。

 資料作成のときに具体的に心がけているのが以下のポイントです。
 相手に伝わる資料にするためには、どういう状態の聞き手を、自分の資料・ピッチによって、どういう風に変えたいのかを明確にすることです。そのためには、現状はなぜこうなのか、そして報告なのか、要望なのか、相談なのか資料を通じて実現したいことが明確になっている必要があります。

  1. どんな聞き手を想定しているか?
  2. 何のための資料・ピッチか?
  3. 心を動かすためには、どういう資料・ピッチが必要か?

 資料をつくるときにはこうした点を見直しましょう。

 さらに、資料が相手に伝わる内容になっているかを確認する方法として「ページごとに自分が伝えたいことを10~30文字で書き出してみる」ことを勧めています。

相手に伝わる資料になっているかのチェックポイント
  • ○……資料に書いてある文字と同じ内容なら問題ありません
  • △……資料を要約した場合はスライドの文字が多すぎる可能性があります
  • ×……言いたいことが書かれていなかったら、スライドを再考しましょう

 さらに、各ページの上の4分の1をつくったときに言いたいことが書かれているかもポイントです。そこで、読み手の関心を引きつけることができれば、その後も読み進めてもらえるからです。

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