目次

  1. Google ToDo リストとは
  2. Google ToDo リストの使い方
    1. パソコンの場合
    2. スマホ・タブレットの場合
  3. こんな使い方も! Google ToDoリストのさらなる活用方法
    1. Googleカレンダーとの連携
    2. Gmailとの連携
  4. そのほかのToDoリスト作成・管理ツールおすすめ5選
    1. 「Stock」
    2. 「Microsoft To Do」
    3. 「LINE WORKS」
    4. 「Trello」
    5. 「Any.Do」
  5. ToDoリストを作成するときのポイント
    1. 具体的に、細かく書く
    2. すぐに見つかる場所に置いておく
    3. リストは定期的に見直す
  6. 「ToDoリスト」が従業員を、会社を変えることもある

 昔からビジネスパーソンは、「やるべきこと(ToDo)」に重要度の印や優先順位をつけてメモ用紙などにリストアップ(「ToDoリスト」)し、それを机の上に置いて何度も確認しながら、仕事を効率よく進めてきました。

 現在、「ToDoリスト」はITツールを用いて作成・管理するのが主流となっています。

 そのITツールの中で、最もよく知られていて、ユーザー数も最多、事実上のデファクト・スタンダード(標準)となっているのが、Google ToDo リストです。

 Google ToDo リストは、ただタスク(やるべきだと課されている小さな作業単位)をリストアップできるだけではありません。

 Googleカレンダーと連携すれば、このタスクは何時何分に行うと表示して、その直前に画面や音声で知らせてくれたりします。

 パソコン、タブレット、スマホとさまざまなデバイスで見れるのも特徴としてあげられるでしょう。

 一方、利用するにはGoogleアカウントの作成が必要です。また、タスクの共有機能がない点も注意しなければいけません。

 以下に、Google ToDo リストのメリット・デメリットをまとめました。

メリット デメリット

・操作方法がわかりやすく、さまざまなデバイスで利用できるので、従業員に受け入れられやすい
・Googleカレンダーと連携すると、タスクの期限を音声や画面でわかりやすく知らせてくれるので、うっかり忘れの予防や業務の効率化につながる
・Gmailと連携すると、メールをそのままタスク化できるので、返信しそびれやメールで言われた予定を忘れないようにできる

・Googleアカウントの登録が必要
・他のユーザーとタスクを共有できない(Google Keepなど別のツールなら可能)
・タスクがたまりすぎると、振り返りがしづらくなる

 以上のような特徴から、Google ToDo リストは次のような会社に向いています。

  • 成長してビジネスが拡大し、各社員が担当する顧客の数や業務のタスクが増えつつある会社
  • 従業員数が増え、ビジネススキルが未熟な新卒社員、自社の業務に慣れていない中途採用社員が増えている会社
  • Googleツールという共通の環境のもとで、従業員のITリテラシーを高めたい会社

 では、次にGoogle ToDo リストの使い方を、パソコンとスマートフォンにわけてご説明します。

 パソコンでGoogleツールを利用していて、新しくGoogle ToDo リストを使い始める場合は、次のようにします。

ツールを起動

 GoogleカレンダーなどGoogleツールの画面の右上にあるサイドバーに、「ToDoリスト」のアイコンがあるのでクリックします。

画像①画面右にあるチェックボックスのようなマークが「ToDo リスト」のアイコン
画像①画面右にあるチェックボックスのようなマークが「ToDo リスト」のアイコン

手順② 新しいリストを作成

 「ToDoリスト」のウィンドウが右から出てきたら、ウィンドウ上部にあるマイタスクから、「新しいリストを作成」をクリックします。

画像②新しいリスト作成はマイタスク内をクリックすると出てくる
画像②新しいリスト作成はマイタスク内をクリックすると出てくる

手順③ タスクを追加

 「タスクを追加」をクリックして、新しいタスクのタイトル・詳細・日時などを記入して追加します。

 【入力例】
 ・タイトル:××株式会社の○○様に電話連絡
 ・詳細:進捗状況を報告、訪問日時を再確認など
 ・日時:1月15日午後3時
 ・繰り返しの有無:有か無か。有の場合は、毎週〇曜日や毎月〇日など

 また、イレギュラーなことが起きてタスクの処理ができない可能性がある場合は、代替案を必要事項を追加するのもおすすめです。たとえば、「○○様が不在の場合は△△様に連絡する」といった形です。

 ちなみに、地図や見取り図や参考資料のような追加事項は「サブタスク」を立ててそこに入力すると、見落としを防ぎやすくなります。よければお試しください。

画像③タスク入力中の様子
画像③タスク入力中の様子

手順④ タスクを消化

 タスクに日時を設定すると、指定された時刻に通知が来るようになり、やり忘れを防ぐことができます。

 タスクが終わったら、タスクのタイトル横にある「◯」をクリックして完了としましょう。

画像④スケジュールに入っているタスク
画像④スケジュールに入っているタスク

 Google ToDo リスト はスマホ(iPhone / Android)でも、タブレットでも利用できます。ツールはGoogle PlayやApp Storeから無料でダウンロードすることが可能です。

 ここでは、Androidでの使い方をご説明します。

#h4 手順① 画面左下のハンバーガーボタンをタップ

 Google ToDo リストのアプリを立ち上げたら、画面左下にあるハンバーガーボタン(「≡」に似たようなボタン)をタップします。

画像⑤タスク追加前の画面
画像⑤タスク追加前の画面

手順② 新しいリストを作成

 画面下に「新しいリストを作成」が出てくるのでタップします。

画像⑥新しいリスト作成はマイタスク内をクリックすると出てくる
画像⑥新しいリスト作成はマイタスク内をクリックすると出てくる

手順③ タスクを追加

 タスクを追加するときは、画面下にある「+」のボタンをタップして、タイトルや詳細、日時などを入力します。

画像⑦タスク入力中の様子
画像⑦タスク入力中の様子

#h4 手順④ ウィジェット」を作成

 「ウィジェット」は、ホーム画面上に、アプリの中身を簡単に表示する機能です。Google ToDo リストの場合、タスクリストが表示されるので、よりタスクの抜け漏れを防ぎやすくなります。

画像⑧ウィジェットを作成した画面
画像⑧ウィジェットを作成した画面

 【ウィジェットの作成方法】
 ・Androidの場合
  ①ホーム画面の空いている場所を長押し
  ②「ウィジェットを貼り付け」が出てきたら、それをタップ
  ③「ToDo リスト」を選択 

 ・iPhoneの場合
  ①適当なアプリを長押し
  ②「ホーム画面を編集」が出てきたら、それをタップ
  ③画面左上の「+」ボタンをタップ
  ④「ToDo リスト」を選択

手順⑤ タスクを消化

 タスクが完了したら、タスク画面の右下にある「完了とする」をタップします。パソコンのときと同様、タスク一覧で出てくる「◯」を押してもOKです。

画像⑨タスクを処理したら右下の「完了とする」をタップ
画像⑨タスクを処理したら右下の「完了とする」をタップ

 Google ToDo リストは、さまざまなGoogleツールと連携させることで業務上、便利さが増します。

 Google ToDo リストを使うなら、Googleカレンダーと連携させておいて損はないでしょう。

 連携方法は、左下のマイカレンダーにある「ToDo リスト」にチェックを入れるだけです。これで、タスクに日時を指定すると通知が来るようになります。

 また、たとえば、人と会う約束の場合などのときは訪問に出発すべき時間にも設定すると、遅刻の心配がなくなるでしょう。

画像⑩Googleカレンダーと連携中の様子
画像⑩Googleカレンダーと連携中の様子

 Gmailとの連携も便利です。

 Gmailを開いたら、メールを右側のToDoリストのアイコンを開きます。

 あとは、そのウィンドウにメールをドラッグ&ドロップすると、メールの内容がToDoリストのタスクとして追加され、メールへのリンクが貼り付けられます。

 たとえば訪問のアポイントを取った時、相手からの返信のメールToDoリストのタスクに追加すれば、いちいちGmailを開かなくても、ToDoリストからメールに書かれていた訪問先への地図やビルの入館手続きなどをスピーディーに確認できます。

 訪問時に用いる訪問資料もサブタスクをつくって入れておけば、なお効率的です。

画像⑪Gmailと連携中の様子
画像⑪Gmailと連携中の様子

 Google ToDo リストは、ToDoリストを電子化できるITツールの中でも、スタンダードで使いやすいのが特徴です。

 しかし、もちろん企業によっては「ちょっと使いづらいな……」と思うかもしれません。

 そこで、次にGoogle ToDo リスト以外の、ToDoリスト作成・管理ツールを5つご紹介します。

 Stockは「ノート機能」を利用して、ToDoリストの情報や、それに付随する画像やファイルなど情報を誰でも簡単に扱えるツールです。

ツール名 Stock
提供会社 株式会社Stock
特徴

・シンプルで、ITの専門知識がなくても誰でも簡単に始められる
・簡単な操作で情報の整理・蓄積ができ、社内の共有情報などの「情報ストック」を拡大させることができる
・直感的に「タスク管理」を行える画面構成

利用時の注意点 ・無料、低価格のプランはストレージ容量が小さく、添付できるデータ量に上限があるので画像や動画のデータを扱いにくい
向いている会社

・仕事量が多く、プロジェクト管理に悩んでいる会社
・従業員がITツールに慣れていない会社
・基本がテキストベースで、画像や動画の大容量データを扱わない会社

料金

・フリープラン 無料
・ビジネス5 5人以下 月額1,980円
・ビジネス10 10人以下 月額3,480円
・ビジネス20 20人以下 月額6,480円

公式サイトURL https://www.stock-app.info/

 Microsoft To Do は、搭載する機能を絞り込んだシンプルな構成で、初心者でも使いやすい直感的なUIを採用しています。

ツール名 Microsoft To Do
提供会社 日本マイクロソフト株式会社
特徴

・Microsoft Outlookとの連携ができ、受信したOutlookメールをタスクに追加できる
・タスクを大分類の「グループ」と小分類の「リスト」に分けて管理できるので、整理しやすい

利用時の注意点

・リストを共有するには、Microsoftアカウントを持つ相手に招待リンクを送る必要があり、少々面倒
・期限の月、日は設定できるが、時刻の設定ができないので、分単位で細かく管理している場合は向いていない
・カレンダー型の表示画面がない

向いている会社

・ITツールの操作に慣れていない従業員が多い会社
・Microsoft Outlookの機能のヘビーユーザーの会社
・スケジュールを分単位で管理するほどではない会社

料金 Microsoftアカウントがあれば、全機能が初期費用、月額費用無料
公式サイトURL https://todo.microsoft.com/tasks/ja-jp/

 LINE WORKSは、SNSとして有名なLINEが提供する「LINEのビジネス版」で、ToDoリストの機能も揃っています。

 画面デザインや操作性はLINEのそれを基本にしているので、LINEをよく使う従業員にとっては使いやすいのが魅力です。テレワーク環境にも適しています。

ツール名 LINE WORKS
提供会社 ワークスモバイルジャパン株式会社
特徴

・新しいシステムの導入に伴う負担が小さく、すぐに使える
・グループLINE、チャット、掲示板などSNS由来の豊富なコミュニケーション機能
・カレンダー、ファイル管理などビジネスに必要な機能も充実・テレワーク中の従業員とのWeb会議もできる

利用時の注意点

・トークで送った画像などのファイルが後から確認できなくなる
・LINEと同じような感覚で使えるので、業務連絡に対して既読スルーなどLINEの良くない習慣を持ち込まれる恐れがある

向いている会社

・若手社員、女性社員など、LINEをプライベートで利用している従業員が多い会社
・テレワークの社員とのWeb会議をよく利用している会社

料金

・フリープラン 無料
・ライトプラン 月額300円/1ユーザー
・ベーシックプラン 月額500円/1ユーザー
・プレミアムプラン 月額1,000円/1ユーザー

公式サイトURL https://line.worksmobile.com/jp/

 Trelloは視覚的なわかりやすさを追求しているツールです。

 Google ToDo リストと違って、タスクを個人だけでなくチームでも利用できるのがメリットとしてあげられます。

ツール名 Trello
提供会社 アトラシアン株式会社
特徴

・「ホワイトボード」のような画面、カードで「付箋をつける」ような作業など、オフィスワークとの連続性を重視したビジュアル設計
・タスクの「カード」をドラッグ&ドロップで動かして、「完了」「進行中」など、進行状況に応じて管理できる

利用時の注意点

・コミュニケーションをとる機能がないので、メンバー間のコミュニケーションにはメールやチャットなど別の手段が必要
・無料プランのFreeはセキュリティは必要最小限だけ。ビジネスで利用するには有料プランに加入する必要がある。ENTERPRISEでは2段階認証やSAML認証も追加されている

向いている会社

・従業員の多くがITツールの操作に慣れていない会社
・従業員間のコミュニケーション・ツールをすでに利用している会社

料金

・Free  無料
・STANDARD 月額5米ドル/1ユーザー
・PREMIUM 月額10米ドル/1ユーザー
・ENTERPRISE 月額17.50米ドル/1ユーザー

公式サイトURL https://trello.com

 LinkedInが提供するAny.doはスマホベースで、仕事のタスクから買物、遊びのようなプライベートな用件まで、一つのツールで管理できます。

ツール名 Any.Do
提供会社 リンクトイン・ジャパン株式会社
特徴

・AlexaやSiriと同期して、音声入力で簡単にタスクを登録できる
・タスクに目印をつけたり、時系列で並び替えるなど整理しやすい
・カレンダー機能、リマインダー機能がついている

利用時の注意点

・期限の月、日は設定できるが、時刻の設定ができないので、分単位で細かく管理している場合は向いていない
・メンバー間の共有がリストではなくタスク単位なので、タスクごとに共有を設定しなければならない

向いている会社

・文字入力よりも音声入力で利用したい会社
・スケジュールを分単位で管理するほどではない会社

料金

・無料プランあり
・プレミアム版 月額5.99ドル

公式サイトURL https://www.any.do/jp/

 ToDoリストは個々の「リストづくりが命」です。

 リストをきちんと作成できたか、できなかったかで、従業員本人の使いやすさも、連絡忘れのようなミスやトラブルを防止する効果も、企業の業務効率化の成果も変わってきます。

 従業員が一日も早くリストづくりに慣れてもらい、その勘どころもわかるように、作成のポイントをご紹介します。

 最初に何をするべきか(ToDo)を具体的に、細かく挙げて書くようにします。

 リストの中身が大ざっぱなもの、抽象的なもの、あいまいなものだと、ToDoリストを見てもその場で作業の中身を改めて考えなければならず、業務の効率を悪くします。

 素早く行動に移るためにも、タスクはできるだけ小さく分解するのもポイントです。

 リストが細かければ短い時間でどんどん消すことができ、それによって小さな達成感も次々と味わえるのでモチベーションのアップ効果も期待できます。

 ToDoリストは、誰でもすぐに目に入る場所、すぐに見つけることができる場所に置いて管理したいところです。

 社内の秘密保持とのかねあいもありますが、それを見るのにややこしい手続きが必要な場所や見つけにくい場所にあると、業務の効率を悪化させてしまいます。

 逆にいつでも手の届く範囲にあれば、手軽に書き込んだり手直ししたりもでき、「忘れることへの不安」も緩和されます。

 日々の業務では、「やるべきこと」はどんどん変化していきます。ToDoリストは、つくったらつくりっぱなしではなく、どんどん見直して、手直しをしていくようにしましょう。

 「タスクの重要度は適切か」「期限の設定は正しいか」「優先順位はこれでいいのか」など、少なくとも週に1回ぐらいは見直しをするのがおすすめです。

 「ToDoリスト」を利用すると、従業員ごとにバラバラだった業務の管理方法が統一されます。

 「見える化(可視化)」が実現され業務が効率化するだけでなく、後世に情報資産を残すことができるようにもなるでしょう。

 しかし、それだけではありません。ToDoリストを使いこなせるようになれば、従業員ひとりひとりが、仕事に追われるのではなく、自ら付加価値の高い仕事を生み出すようにもなります。

 実際、市場価値が高いビジネスパーソンはToDoリストの使い方に長けています。

 それは、ToDoリストが、ひいてはマネジメントの改善を通じて、会社全体を生まれ変わらせる可能性も秘めている、ということでもあるでしょう。