目次

  1. これだけは覚えておきたいExcelのショートカットキー7選
    1. Ctrl + S 【上書き保存】
    2. Ctrl + F 【検索】
    3. Ctrl + 方向キー 【一番端のセルへ移動】
    4. Ctrl + コロン(:)【現在の時刻を入力】
    5. Ctrl + セミコロン(;)【今日の日付を入力】
    6. Ctrl + C【コピー】
    7. Ctrl + V【ペースト】
  2. 覚えておくと便利なExcelのショートカットキー一覧
  3. Excel操作をスピードアップさせる便利技
    1. Altキーでリボンを操作
    2. クイックアクセスツールバー
    3. ショートカットキーメニュー
  4. こんなときどうする?Excelのショートカットキーで困ったときの対処法
    1. どこかが編集されたが、どこが編集されたか分からない
    2. ショートカットキーが効かない
  5. ショートカットキーはタイピング速度と両輪

 Excelのショートカットキーは多数ありますが、すべて覚えて活用する必要はありません。私が見聞きしてきた限り、パソコンに詳しい人でも、よく利用するのはせいぜい10〜20種類くらいです。

 ここでは、厳選した7つのショートカットキーを、私が個人的に業務効率が上がると思う順番に紹介します。

 その前に、ショートカットキーの押し方について、Ctrl + Sを例に、2点お伝えします。

  • プラス記号(+)は、同時に押すことを意味しますが、厳密に同時に押す必要はありません。Ctrlキーを押した状態で、そのままCtrlキーを離さずに、Sを押してください。
  • [S]は、キーボードの印字に合わせて大文字で記載しています。「大文字のSだから、Shift + Sを押すんですか?」と聞かれたことがありますが、そうではありません。ただ[S]キーを押せばOKです。

 「Excelが固まって、1時間前の状態に戻った。1時間分の作業が無駄になった。またやり直しか」

 一度は経験したことがある方、多いのではないでしょうか。

 マウスを操作して、Excelのメニューから上書き保存することも可能です。ただ、タイピングの途中で、キーボードから手を離して、マウスに手を伸ばすのは面倒です。

 なので、このショートカットキーで上書き保存することがお勧めです。私は、頻繁にこれを押して、作業が無駄にならないよう気をつけています。

 覚え方は、“Save”(保存)の“S”です。

 多くの文字が書かれていたり、複数のシートが存在している場合に、検索をかけたいことがあると思います。

 このショートカットキーを利用すると、すぐに検索窓が開くので、速いです。

 覚え方は、“Find”(検索)の“F”です。

検索窓

 方向キーとは上方向キー(↑)、下方向キー(↓)、左方向キー(←)、右方向キー(→)のことです。

 例えば、数千行、数万行あるExcelファイルの場合、一番下の行まで移動するのに、何度もスクロールしたり、下方向キー(↓)を押し続けて移動させるのは、時間がかかりますよね。

 このような場合に便利なのが、Ctrl + 下方向キー(↓)です。これで、データの保存されている一番下のセルまで一気に移動できます。

 応用編として、Ctrl + Shift + 方向キーで、一気にセルの選択をすることも可能です。

 作業を実施した時刻を入力する、チェックシートのようなExcelファイルはありませんか?

 都度、時計で時刻を確認して入力するよりも、このショートカットキーを利用したほうが断然速いです。

 覚え方は、デジタル時計で時間と分を区切るコロン(:)です。

 時刻だけでなく、日付も入力したい。そんな時に便利なのがこのショートカットキーです。

 先ほどの、現在の時刻を入力するショートカットキーと組み合わせて、Ctrl + セミコロン(;)を押して、スペースを押して、Ctrl + コロン(:) を押すと、日付と時刻が入力できます。

日付と時刻

 最も有名なショートカットキーのうちの1つ、コピーです。マウスの右クリックから「コピー」を選択しても良いですが、慣れるとショートカットキーのほうが速いです。

 覚え方は、“Copy”(コピー)の“C”です。

 コピーとセットで利用するのが、ペースト(貼り付け)です。よくコピペ(コピー&ペースト)と言いますね。

 Vは、何かの頭文字というわけではなく、コピーとセットで利用するので、Cの隣のVがショートカットキーになっている説が濃厚です。

 この他にも、多くの便利なExcelショートカットキーがありますので紹介します。

ブック(ファイル)操作
Ctrl + O ブックを開く Ctrl + W ブックを閉じる
Ctrl + N ブックの新規作成 F12 名前を付けて保存
ワークシート(シート)操作
Alt + I + W シートの新規作成 Alt + E + L シートの削除
Ctrl + PageDown 右のシートへ移動 Ctrl + PageUp 左のシートへ移動
Ctrl + Alt + - 縮小表示 Ctrl + Alt + = 拡大表示
セル操作
Ctrl + X 切り取り(カット) Ctrl + A 全てのセルを選択
Ctrl + G 指定したセルへ移動 Ctrl + H 置換
Shift + 方向キー 1セルずつ選択 Ctrl + Shift + 方向キー 空白以外の最後のセルまで選択
Ctrl + End データのある右下隅セルへ移動 Ctrl + Shift + End データのある右下隅セルまで選択
Alt + PageDown 右へ1画面分スクロール Alt + PageUp 左へ1画面分スクロール
Ctrl + K ハイパーリンク挿入 Alt + = SUM関数を入力
テキスト操作
Ctrl + B
Ctrl + 2
太字にする Ctrl + I
Ctrl + 3
斜体にする
Ctrl + U
Ctrl + 4
下線を引く Ctrl + 5 取り消し線を入れる

 これまで紹介したショートカットキー以外にも、Excel操作をスピードアップさせる技があります。

 リボンというのは、Excel画面上部にあるメニューバーのことです。多くの場合、マウスでリボンの各メニューを実行していると思います。

 このリボンをキーボードのみで操作できると、マウスに手を伸ばす機会が減り、作業のスピードアップが見込めますのでお勧めです。

 使い方は、まずAltキーを押します。押しっぱなしにする必要はなく、一度押せばOKです。

 すると、以下のように各タブにアルファベットが表示されます。

リボン_alt


 ここで、選択したいタブに割り当てられているキーボードを押します。以下の例では、[ホーム]タブを選択するために、Hキーを押しました。

リボン_alt_h

 ボタン1つ1つにアルファベットや数字が割り当てられているので、実行したいものを押します。たとえば、[切り取り](はさみのアイコン)を利用したい場合はXキーを押します。

 Excel画面の左上に、アイコンが並んでいる部分があります。これが、クイックアクセスツールバーです。よく使うボタンは、ここに追加しておくと、いちいちリボンの中から探さなくて済むので、作業のスピードアップが見込めます。

クイックアクセスツールバー_追加前

 追加方法は、追加したいボタンを右クリックして、「クイックアクセスツールバーに追加」を押すだけです。以下の例では、[切り取り](はさみのアイコン)を右クリックして、クイックアクセスツールバーに追加しています。

クイックアクセスツールバー_追加時

 追加すると、以下のようにクイックアクセスツールバーに、はさみのアイコンが追加されます。

クイックアクセスツールバー_追加後

 リボンに無いメニューを追加したい場合は、以下のように、クイックアクセスツールバー右端のメニューにある[その他のコマンド]から追加することが可能です。

クイックアクセスツールバー_その他のコマンド

 ショートカットキーメニューとは、マウスを右クリックした時に表示されるメニューです。これを右クリックではなく、Shift + F10で表示させることができます。

 さらに、メニューごとに割り当てられているアルファベットを押すと、そのメニューが実行できます。例えば、Tキーを押したら、[切り取り]が実行されます。

ショートカットメニュー

 とても便利なExcelのショートカットキーですが、困ることもあります。本章では、2つのケースとその対処法をお伝えします。

 ショートカットキーを利用していると、誤って近くの別のキーを押して、別の動作が行われてしまうことがあります。また、意図した結果にならなかったり、意図していないセルまで編集されてしまうことがあります。

 そんな時は、Ctrl + Zで、操作を元に戻すことがお勧めです。また、必要以上に元に戻しすぎた場合は、Ctrl + Yでやり直す(元に戻したものを、もう一度元に戻す)ことも可能です。

 これらは、ショートカットキーを覚えておくと便利ですが、クイックアクセスツールバーから実行することも可能です。

元に戻すとやり直し

 ショートカットキーを押しているのに、効かないことがあります。そんな時は、一度ESCキーを押してから、再度試してみてください。

 ショートカットキーの中には、セルの編集モードになっていると動作しないものがあるためです。

 「ショートカットキーなんて使わなくても、マウスを使えば操作できるし、業務する上で問題ない」

 そう思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。

 たしかに、ショートカットキーはあくまで手段で、利用しなくても業務は可能です。ただ、業務のスピードが速いとは言えません。

 私の経験上、ショートカットキーの効果をあまり感じられない方は、Ctrlキーを押すのに時間がかかる方が多いです。キーボードに視線を落として、Ctrlキーの場所を目で確認してから押すのであれば、ショートカットキーを使わずに、マウスで操作したほうが速いでしょう。

 Ctrlキーに限らず、ブラインドタッチ(キーボードを見ずにタイピングすること)ができるようになれば、それだけで業務スピードが上がります。

 さらにショートカットキーを駆使すると、キーボードとマウスの間を手が行ったり来たりする回数が減るので、さらにスピードアップします。

 ですので、私は今でもタイピングゲームでブラインドタッチの練習を時々します。

 慣れるまでは大変ですが、文字の読み書きと同じく、一度慣れればその後ずっと使える技術です。ぜひチャレンジしてみてください。