覚書とは　契約書と念書の違い　必要なケースやメリットを紹介

覚書とは　読み方は「おぼえがき」　法的効力は？

　覚書（おぼえがき）とは、双方当事者の合意内容を書面化したもので、契約書の一種です。

　「契約書」には、詳細な合意内容を記載する傾向がある一方、「覚書」は、簡易あるいは補足的な合意内容を記載する書面として利用されています。また、締結済みの合意内容を一部変更する際に、覚書を使用するケースもあります。

　ただし、簡易あるいは補足的な内容であっても、当事者の合意内容が記載された書類であることに違いはありません。

　したがって、書面の表題が「契約書」、または「覚書」のどちらであっても、法的効力を持つため、双方当事者は、書面に記載された内容を遵守しなければなりません。また、合意内容に違反すれば、債務不履行責任が生じる可能性があることを踏まえて締結する必要があります。

覚書・契約書・念書の違い

　覚書に関係する書類として、契約書や念書が挙げられます。

　覚書が簡易的な合意内容を記載する書面として利用されやすく、契約書は合意内容の根幹を詳細に記載した書面に用いられることが多くあります。

　念書は、一方の当事者が他方当事者に対して、金銭を支払う日を定めるなどして、自身の義務の履行を約束する書面として使用されています。書面には、義務の履行を約束する側だけ署名・押印があるケースが多く、他方の当事者が念書を受領することで記載内容を確認したとされます。ただ、法律上の定めはないため、双方当事者の署名・押印があるケースもあります。

　上記の通り、覚書、契約書、念書には明確な定義はありません。また、書面の表題に限らず、当事者の意思を表示した書面であれば、その当事者は記載された内容に拘束され、遵守する必要があります。そのため、表題ではなく、書面の記載内容が重要になってきます。

覚書を締結するメリット

　覚書は、当事者の合意内容が書面化されているため、双方が合意し、締結したことが明確になるというメリットがあります。

　中小企業間においては、当事者間で合意した内容を書面化せずに、口頭のみのやり取りにとどまっていることも珍しくありません。口頭のみで合意した場合、その後担当者が変わるなどで引き継ぎが不足した際にはトラブルが起きる可能性があります。

　一方、合意内容を覚書として書面化し、今後の担当者も合意内容を確認できるようにしておけば、トラブル防止につながります。

　また、覚書は簡易的な合意書面に使われるケースが多く、契約書と比較して、書面作成や内容のレビュー、社内決裁の手続きなどの時間と手間を省き、迅速に取り交わせます。

覚書を締結するケース

　実際に覚書を締結するケースを3つ紹介します。

ケース①契約書の一部分を変更する場合

　既存の契約書の一部分を変更する場合に、覚書を取り交わすケースがあります。契約書の内容と実体が乖離（かいり）したまま進めるのではなく、合意した変更内容を覚書として書面化することで、当初の契約書からの変更履歴を保存できるため、契約違反などのトラブルを回避できます。

ケース②契約の締結を急ぐ場合

　契約内容の大枠を契約書で定め、詳細を覚書で取り交わすケースがあります。ビジネスでは、詳細な部分まで合意が取れてから契約書を取り交わすことにしていたために、契約書締結に時間がかかってビジネスの機会を逸してしまった……というケースがしばしば見られます。そうしたリスクを避けるために、基本的な内容の合意が取れた段階で契約書を取り交わし、その後細かな内容を詰めて、覚書を取り交わすことがあります。

ケース③今後契約の詳細を詰める場合

　ケース②とは異なり、当事者間で共有している大枠のみ先に覚書で取り交わし、詳細の決定と合意は今後契約書で行うケースがあります。

　現時点では契約書に記載できる条件は合意されていないが、契約交渉を進めるにあたって、契約締結の前段階として、覚書が交わされます。覚書には、今後交渉を行っていく事項や契約書締結に関するスケジュールなどを記載します。

覚書の書き方と必要な記載項目

　覚書を作成する際の所定様式はなく、記載する内容が重要になります。定まった形式はありませんが、当然のことながら、当事者の署名押印欄は必要です。

　ここでは、覚書の例をひとつ紹介します。

覚書を締結する際の注意点

　誤った覚書を締結した場合、意図する効力を発揮しないことがあります。以下の3つの注意点を理解して覚書を作成しましょう。

注意点①あいまいな表現がされていないか

　覚書を作成する際は、当事者の意図・思惑が過不足なく言語化されているか注意しましょう。記載内容が抽象的で、こちらの意図が先方に伝わらなかった場合、覚書の意図が実現できない可能性があります。そのため、先方と理解を一致させるために、表現をあいまいにせず、一義的にすることが重要です。

　また、複数の意味に取れる表現では、当事者自らが有利な意味に読みとるかもしれません。しかし、記載内容を一義的にすることで、当事者が同じ意味として理解するため、トラブル防止につながります。　

注意点②記載すべき内容に漏れや齟齬がないか

　覚書を作成する際は、記載すべき内容が漏れていないか注意しましょう。例えば、その覚書の内容を締結する場合、別の合意内容も定めないと意味がない、というケースが多く見受けられます。

　また、他の契約書や合意書と整合性が取れていることを確認する必要があります。複数回、同じ契約書に対する覚書を締結していることで、契約・合意の流れが一貫しておらず、どういった内容を合意しているかすぐに判断できない覚書を締結しているケースがあります。

注意点③課税文書には収入印紙が必要

　覚書は合意文書になるため、記載している内容が重要な事項の変更として、印紙税法の課税文書に該当する場合は、収入印紙を貼り付ける必要があります（参照：No.7127 契約内容を変更する文書｜国税庁）。

　なお、収入印紙を貼り付けなかった場合は、過怠税を徴収される可能性があるので注意しましょう（参照：印紙を貼り付けなかった場合の過怠税｜国税庁）。必要な収入印紙については、国税庁HPからご確認ください。

覚書を電子化するときのポイント

　覚書は電子契約システムなどを導入することで、電子化が可能になります。

　電子化にすることで、印刷や郵送などの作業を省略できるうえに、書面で原本保管する必要がないため、事務手続きを省略できます。

　また、覚書を電子的に交付する場合は、収入印紙は不要です。収入印紙は、覚書など課税文書を作成した際に必要になるものであり、電子的に交付した覚書は課税文書を作成したとみなされません（参照：〈別紙〉別紙1-3 事前照会者の求める見解となることの理由｜国税庁）。

覚書に重要なのは定められている事項

　これまで紹介した通り、覚書は定められている事項が重要であり、表題が「覚書」であることや形式面が重要ではありません。

　そして、契約書や覚書に記載した事項は、ビジネスの通常の場面ではなく、トラブルが生じた場面で有用となるものです。「まあいいだろう」というなんとなくの考えでは、そのトラブルに対応できないかもしれません。

　その意味では、ビジネスの命運を握っているといっても過言ではありませんので、不安を感じたら締結する前に専門家に相談することをおすすめします。