改正電子帳簿保存法の猶予、国税庁が認める「やむを得ない事情」とは
2022年（令和4年）1月1日に施行された改正電子帳簿保存法について、国税庁は2021年末、「電子保存の義務化」の猶予が2年間認められる要件について解説を公表しました。「やむを得ない事情」と「整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものを準備しておく」という2つの条件を満たす必要があります。詳しい要件を整理しました。
目次
電子帳簿保存法とは
国税庁によると、電子帳簿保存法とは、税法により、紙での保存が義務づけられている帳簿書類について、一定の要件を満たせば、電磁的記録（電子データ）による保存を可能とすることなどを定めた法律です。
電磁的記録による保存は、次の3種類があります。
- 電子帳簿等保存（電子的に作成した帳簿・書類をデータのまま保存）
- スキャナ保存（紙で受領・作成した書類を画像データで保存）
- 電子取引（電子的に授受した取引情報をデータで保存）
この法律が、2022年1月に改正されます。
「電子保存の義務化」の猶予の経緯
2022年1月施行の改正電子帳簿保存法で、とくに「電子取引」について注意が必要です。具体的には、データで受け取った電子データを紙に出力して保存することは認められず、電子データで保存しなければなりません。
しかし、対応が間に合わない中小企業などから困惑する意見が出ていました。そこで、施行直前の2021年12月、与党の税制改正大綱や、国税庁の「電子帳簿保存法一問一答」で猶予を設けることが公表されました。
猶予が認められるための2つの条件
電子データによる保存が間に合わない事業者に向けて、国税庁は「令和5年（2023年）12月31日までに行う電子取引については、保存すべき電子データを書面に出力して保存し、税務調査等の際に提示又は提出ができるようにしておいていただければ差し支えありません」と猶予を認めています。
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ただし、次の2つの条件を満たす必要があります。
- 納税地等の所轄税務署長がやむを得ない事情があると認めていること
- 保存義務者が税務調査などの際にその電子データの出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限る）の提示又は提出の求めに応じることができること
国税庁が認めるための「やむを得ない事情」とは
国税庁の公式サイト内の電子帳簿保存法取扱通達によると、「やむを得ない事情」とは、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることを指しています。
税務調査などのときに、税務職員から「やむを得ない事情」について確認された場合は、対応状況や今後の見通しなどを、具体的でなくても説明すればよいことになっています。
整然とした形式及び明瞭な状態で出力された書面とは
「整然とした形式及び明瞭な状態で出力された書面」とは、書面でつくる帳簿書類に準じた規則性を有する形式で印刷されることと、出力される文字を容易に読める状態を指します。
ディスプレイへの画面表示では、横スクロールによって表示するような表示形式も認められます。ただし、画面を印刷したときに、必要な記載が複数枚に分かれて印刷されてしまうと、「整然とした形式に該当しない」と判断されてしまう可能性があるため、注意が必要です。
税務署への事前申請は不要
改正電子帳簿保存法の猶予について、事前報道で税務署への事前届け出が必要ではないかという臆測を呼びました。しかし、国税庁は「やむを得ない事情の有無や出力された書面については、必要に応じて税務調査等の際に確認することとしており、事前に税務署への申請等をすることは必要ありません」と回答しています。
猶予は2023年12月末まで
電子取引については、保存すべき電子データを書面に出力して保存することを認める猶予は、令和5年（2023年）12月31日までです。それまでに確実に実施できるよう社内で準備しておきましょう。
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