改正電子帳簿保存法の保管先をどう決める？棚卸しと選定のポイント

改正電子帳簿保存法の保管先をどう決めればよいか

　2022年（令和4年）1月の電子帳簿保存法の改正により、電子取引をした場合は、電子データの形での保存が義務となりました。ただし、電子保存の義務化について、企業の準備が進んでいないこともあり、2023年12月末まで2年間猶予されることになりました。

　この間にどのような対応をするのがよいでしょうか。前回記事「改正電子帳簿保存法に対応する保管書類どう決める？ゼロリスクでなく現実解」では、改正電子帳簿保存法に対応してどの書類を保管するかの検討について解説しました。今回のテーマは書類の保管先です。

電子データの保管先を検討する2ステップ

Q:経費精算システムなど社内で利用しているシステムがいくつかあるのですが、保管先はどのように整理すれば良いでしょうか？

　保管先のシステムの検討は下記の2ステップで進めます。

1. 現在利用しているシステムの電子帳簿保存法の対応状況を確認する
2. 現在利用しているシステムで対応できない書類について対応方法を検討する

　各ステップについて順に見ていきます。

現在利用しているシステムの電子帳簿保存法の対応状況を確認する

　前回の「改正電子帳簿保存法に対応する保管書類どう決める？ゼロリスクでなく現実解」で、保存対象となる書類・電子取引情報のリストをつくり、保管対象の書類のピックアップの際に現在利用しているシステムを記載しました。つぎに、各システムについて電子帳簿保存法で求められる「検索要件への対応」「正確性の担保への対応」への対応状況を整理します。

検索要件への対応

　国税庁が作成した「電子帳簿保存法一問一答」の問31によると、「検索要件への対応」で必要な機能は、下記の3点になりますので、現在利用しているシステムがこれらのすべてを満たすかどうかを確認します。

1. 日付、金額、取引先の3つの項目で検索ができる事
2. 日付、金額は範囲を指定して検索ができる事
3. 2つ以上の任意の項目を指定して検索できる事

　※個人事業主の場合は2年前の売上が、法人の場合は前々年度の売上が1000万円以下であれば、検索要件への対応は免除されます。

正確性の担保

　「正確性の担保」では下記4つのいずれかを満たす必要がありますので、現在利用しているシステムの対応状況を確認します。

1. タイムスタンプが付与された書類を受け取る
2. 受領した書類にタイムスタンプを付与する
3. 訂正削除の記録が残る／訂正削除ができないシステムを利用する
4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程を備え付ける

　確認した結果を、下記のように整理して、電子帳簿保存法への対応可否を判断します。

　判断で重要になるのは「検索要件への対応」です。

　正確性の担保については次回説明する事務処理規定でカバーすることができますが、検索要件に対応していない場合は、別途検索要件を満たす方法を考える必要がありますので、そのシステムでの対応は諦めた方が良い場合が多いです。

現在利用しているシステムで対応できない書類について対応方法を検討する

　整理した結果、現在利用しているシステムでの電子帳簿保存法への対応が難しい場合は、別の電子帳簿保存法対応のシステムを利用するのか、ファイルサーバ等で運用するのかの方針を検討します。

　別の電子帳簿保存法対応システムを検討する場合は、後述の「電子帳簿保存法対応のストレージサービスの選び方」を、ファイルサーバ等を利用して運用する場合は「ストレージに保存するときの注意点」を参考にしてください。

ストレージに保存するときの注意点

Q: ファイルサーバやGoogleドライブなどのストレージに保存する場合はどのような点に気を付ければ良いでしょうか？

　国税庁が作成した「電子帳簿保存法一問一答」の問11によると検索要件に対応したシステムの利用が難しい場合に、ファイルサーバにファイルを保存して、ダウンロード可能な状態にしてファイル名で運用するか、検索用の索引簿を作成して対応するという選択肢があります。

　ファイルサーバやストレージを利用する際は、電子保存のための承認申請をする時にファイルが添付されているかなど、税務署のシステム的なチェックが難しくなりますので、業務フローの中に「必要なファイルが保存されているか」「ファイル名や索引簿に設定された値が正しいか」といった確認のステップを組み込んでおきましょう。

　正確性の担保については、事務処理規程でカバーする事になり、訂正・削除時の記録をどう運用するかの検討も必要になります。こちらの運用負荷が高くなる可能性もありますので、次回の事務処理規程の内容も踏まえて判断してください。

　また、担当者が誤ってファイルを削除してしまうという事もありますので、履歴の保持期間や復元可能な期間が十分かどうかも必ず確認しておきましょう。

電子帳簿保存法対応のストレージサービスの選び方

Q: 電子帳簿保存法対応のストレージサービスを利用するなら、どのような観点で選定すれば良いでしょうか？

　ここまでの検討の結果、現在利用しているシステムでカバーできない場合や、ファイルサーバ・ストレージでは運用が難しい場合に、電子帳簿保存法対応のシステムの検討をする事になります。

　電子帳簿保存法対応のサービスを選定する場合は下記の6つのポイントを意識しましょう。

取込

　自社が利用したい書類や取込方法に対応できるか。

例：メールやクラウドストレージ、チャット連携して取り込みたい
例：PDFや画像だけでなくEDIデータも取り込みたい
例：請求書と関連する見積書、注文書を揃えて登録したい

入力

　運用に必要な項目の入力が徹底できるか、またAI OCR等の入力をサポートする機能があるか。

確認・履歴

　ワークフローを使って内容の確認ができるか、変更時の履歴の記録など、自社の運用に必要な機能が提供されているか。

　一連の取引が完了したタイミングで関連ファイルが抜け漏れなく登録されているか確認したいといった場合は、書類間の関連付けが必要になる事もあります。

部門管理・参照範囲設定

　書類を部門や担当者の単位で管理し、必要なスタッフが必要な範囲を参照できるように設定できるか。

例：経理担当は全ての書類が参照できて良いが、事業部のスタッフには担当分以外は見えないようにしたい

出力

　他の運用方法、あるいは他のシステムへの移行に必要なデータが出力できるか。

費用

　システム契約料や利用料がどれくらいかかるか。他のシステムへの移行が難しい場合も維持費用が安ければ過去年度分は旧システムでそのまま残しておくという選択肢が取りやすい。

サービス選定でとくに重要な「出力」

　これらの6つのポイントの中で特に重要なのは「出力」です。自社の運用で必要な機能（1～4）は将来変わる可能性があります

　運用の変化やより良いソリューションが出てきたときに、データの出力が出来ないシステムを利用しているとデータが人質状態になってしまい、法定保存期間（7～10年）の間、同じシステムを使い続けなければなりません。

　長期にわたり制約を受ける可能性があるため、どのような形式でデータが出力できるかを必ず確認しておきましょう。

　今回までで「どの書類を」「どこに保管するか」の検討が出来ましたので、次回は「どう運用するか」について解説します。