目次

  1. Outlookショートカットキー一覧表
    1. メールや予定の作成
    2. メールの返信・転送
    3. 切り替え動作
  2. ショートカットキーを作成できる「クイック操作」
  3. 予定表（会議スケジュール）を常に表示する方法
  4. Outlookショートカットキーの注意点

　Outlookとは、Microsoftが開発したメールソフトです。ただし、Outlookには、スケジュール、連絡先、タスクの管理機能もあるため、ショートカットキーが多岐にわたります。

　マイクロソフト公式サイト「Outlook のキーボード ショートカット」では、ショートカットキー一覧表を紹介しています。この中から使用頻度の高く、時間短縮に役立つショートカットキーに厳選して紹介します。

　まず、使用頻度の高い動作からショートカットキーを使うようにし、効果が確認できれば、徐々に増やしていくとよいでしょう。

よく使うOutlookショートカットキー

メールの新規作成……Ctrl+Shift+M
予定を作成……Ctrl+Shift+A
会議出席依頼を作成……Ctrl+Shift+Q

メールに返信……Ctrl +R
メールを転送……Ctrl +F
全員に対しメール返信……Ctrl+Shift+R
会議出席依頼を付けて返信……Ctrl＋Alt＋R

メール画面に切り替え……Ctrlキー+1
予定表画面ーに切り替え……Ctrl +2
アドレス帳を開く……Ctrl +Shift+B
検索ボックスに移動……Ctrl＋E

　特定のメンバーに週報を送るなど繰り返す動作がある場合はショートカットキーを作成できる「クイック操作」を活用しましょう。

　たとえば、毎日、特定のメンバーに週報を送る場合を例に紹介します。

  1. メニューバーの「メール」から「ホーム」を選択してください
  2. メニューバーのなかの［クイック操作の管理］を選択してください
  3. クイック操作に名前を付けて、アクションの選択を選び効率化したい作業を選びます

　ショートカットキーを選択すれば、1回の動作で宛先の入った定型の週報の文面を呼び出すことができます。

クイック操作の新規作成画面
週報を作成するときのクイック操作の編集画面イメージ

　Outlookはショートカットキー以外にも時短方法があります。マイクロソフトの公式サイトによると、たとえば、メール画面と予定表（会議スケジュール）を行き来するだけでも時間がかかりますので、メール画面の右端に予定表をOutlookウィンドウに固定しておくことができます。

　Outlook画面の左下のナビゲーションバー内にあるカレンダーの形のアイコンの「予定表」を表示させて、右上の丸で囲んだ「固定ボタン」をクリックしてください。

予定表をメール画面に固定するにはナビゲーションバー内にあるカレンダーの形のアイコンの「予定表」を表示させて、右上の丸で囲んだ「固定ボタン」をクリックする

　ショートカットキーやクイック操作は、OSやOutlookのバージョンによって見え方が違う場合があります。

　また、今回の記事では紹介していないのですが、誤送信につながったり、ウイルスが仕込まれている可能性のあるメールを開いてしまったりするリスクにつながるショートカットキーもあります。まずはリスクの低いものから慣れていってください。