報連相とは　意味や重要性、できない理由と定着させるための方法を紹介

報連相とは

　報連相の「報」は報告、「連」は連絡、そして「相」は相談を意味します。ビジネスにおいては、上司や先輩社員に仕事の進捗を「報告」したり、関係している人に情報やスケジュールを「連絡」したり、上司や内容がわかる人に不明点を「相談」したりすることを指します。

　周知の言葉ですが、「報」「連」「相」それぞれの言葉の意味を具体的に把握せず、一括りにして使っている人もいるのではないでしょうか。まずは、報連相の意味を理解しましょう。

報・連・相の意味

　報告、連絡、相談。それぞれ「誰に」「何を伝えるのか」を知ることで、言葉の意味を理解しましょう。

①報告の定義

　報告とは、上司や先輩社員に仕事の進捗や結果、成果などを伝えることをいいます。主に、縦のつながりをつくるのが目的です。

　例えば、「先週の営業の成果を上司に報告する」といった場面で使われます。

②連絡の定義

　連絡とは、内容に対して関係する人に、業務などで知り得た情報や自分のスケジュールを伝えることをいいます。報告とは違い、主に横のつながりをつくるのが目的です。

　例えば、「取引先との打ち合わせ日程の変更を関係者に連絡をする」といった場面で使われます。

③相談の定義

　相談とは、先輩社員や上司、または内容がわかる人に、業務での不明点を質問したり、解決のアドバイスを求めたりすることをいいます。

　例えば、「トラブルの対処について上司に相談をする」といった場面で使われます。

報連相と確連報（かくれんぼう）の違い

　報連相と似たような言葉に、「確連報（かくれんぼう）」というものがあります。「確」は確認、「連」は連絡、「報」は報告です。仕事の確認を行い、その内容を関係者に連絡し、進捗や結果を上司に報告するという手順になります。

　報連相は、仕事に対してまだ指導が必要な若手層に主に使われるのに対して、確連報は仕事を自分の判断で行い、自主的に行動できる層の社員に使われます。

　「報連相は時代遅れ」といわれることもありますが、報連相と確連報はどちらが良いというものではありません。相手のレベルに合わせて使い分けが必要ということを理解しておきましょう。

報連相が大切な理由

　報連相ができるかできないかで、組織内の雰囲気も大きく変わってくるものです。また、報連相ができないと、組織内でのコミュニケーションが不足し、業務が円滑に進まなくなったり、トラブルへの対応が遅くなったりしてしまいます。

　ここでは、報連相がなぜ大事なのか、その理由を具体的にお伝えします。

業務を円滑に進める

　報連相を行うことで「誰が」「どのような業務を」「いつまでに完成させるのか」といった進捗状況を把握できます。それにより、業務が滞っているような状況に対し、他の社員をサポートに回したり、上司が手助けしたりと迅速な対応ができるようになります。

　また、適宜部下から率先した報連相があれば、上司がいちいち気を回すこともないため、仕事に専念できるのもメリットです。

組織内の縦と横の関係を良好にする

　報連相によって、会社内で必要な情報を必要な人に伝えられるため、組織内の縦（上司と部下）横（同僚や他部署、関係会社など）との関係が良好になります。

　また、お互いの考え方や他の人の行動がわかることで、他人への関心度も高まり、良好なコミュニケーションを取れるようになります。

被害を最小限に抑える

　迅速な報連相を行えば、トラブルが起きたときに適切な対応を速やかに取れるようになります。そのため、被害を最小限に抑えることが可能です。

　逆に報連相が滞ってしまうと、適切な判断を下す人への情報伝達が遅くなり、被害が広がってしまう危険性もあります。

報連相ができない原因

　報連相の重要性はわかっているのに、意外にもできていないことが多いものです。報連相ができない人には、以下のような特徴があります。

　報連相ができない人は、もともと報連相が苦手な人ばかりではありません。組織での教育が不十分だったり、仕組みが整えられていなかったりするために、報連相に苦手意識を覚える人も多くいます。

　ここでは、報連相ができない根本的な原因について、詳しく見ていきましょう。

報連相の教育ができていない

　「報連相がなぜ必要なのか」という教育を行っていないことが原因で、報連相の必要性を理解していない場合があります。報連相をやらないとどのような事が起きるのかがわからないため、「このくらい大丈夫だろう」と考えてしまうのです。

　また、教育ができていないことで、きちんとした報連相のやり方や、誰に何を伝えればよいかを把握できずに報連相ができないケースも考えられます。

　特に新入社員や若手社員には、報連相の教育をしっかり行いましょう。

上司や周りの人への苦手意識がある

　報連相を伝えるべき相手に対して、苦手意識があるために伝達が滞ってしまうこともあります。普段の人間関係が良好でない場合には、必要と思っていてもつい報連相を後回しにしてしまい、結果的に伝えるべきタイミングを逃してしまうこともあるのです。特に、人と話すのが苦手な人は、この傾向が強いようです。

　最近ではリモートワークも多くなり、上司や周りの人と直接コミュニケーションを取る機会も減少しています。そのため、人と接することに苦手意識を持つ若者が増えているのも要因として考えられます。

　上司と部下、または周りの人と良好なコミュニケーションをとれるように、普段からの信頼関係を築いておく必要があります。

報連相ができる環境が整っていない

　そもそも報連相の仕組み化ができていないために報連相ができない、といったケースもあります。

　例えば、「伝えるべき相手が今どこにいるかがわからない」「伝達するためのツールが用意されていない」「どのようなタイミングで伝えるべきか迷う」など、報連相をしたくてもできない場合もあるのです。

　上司が今どこにいて、いつ報連相ができるのかのスケジュールを明確にしたり、デジタルツールなどを活用して報連相をしやすい仕組みをつくったり、定期ミーティングなどを開催したりして、報連相をしやすい環境を整えておきましょう。

報連相を行う際に気を付けるポイント

　報連相は、ただ伝えればよいというものではありません。相手が理解しやすいように、工夫して伝える必要があります。その際のポイントについてお伝えします。

結論から伝える

　相手に何かを伝えたい場合、まずは結論から伝えることを意識しましょう。基本となる型としてPREP法があります。具体的には、P：結論、R：理由、E：事例（詳細）、P：結論の順で伝えます。

　結論から話すことで、相手が内容に対して興味を持って聞けたり、伝える側が論理立てて話すため手短に話せたりするメリットがあります。

口頭だけでなく文字でも伝える

　報連相を行う際には、何を伝えたかの記録を残すようにしましょう。そうすることで、後から言った・言わないの水掛け論を防げます。　また、文字にして伝えることで、相手も内容をより深く理解できます。さらに、内容に対して意見も言いやすくなるため、議論を深めることができます。

相談の答はまず自分で考える

　相談は自分がわからない事柄に対してアドバイスを求めることですが、「わからないから教えてください」では、相手に対して負担をかけてしまいます。

　まず自分で答を考えて「こういうことでよろしいでしょうか？」と伺いを立てるようにしましょう。それによって相手は「イエス／ノー」で答えられるため、負担が軽減されます。

　さらに、自分で一度考えることで、アドバイスの内容もより深く理解できるようになります。

報連相を定着させる方法

　報連相の必要性や効果的な伝え方を学んでも、定着しなければ意味がありません。ここでは報連相を定着させる方法を三つお伝えします。

ホウレンソウはおひたしで接する

　部下からの報連相があったときには、上司は「おひたし」で接することが必要です。「おひたし」とは次のことを指します。

　「お」：怒らない

　「ひ」：否定しない

　「た」：助ける

　「し」：指示する

　おひたしは、部下との信頼関係を築くうえでも大切です。まずは部下からの報連相にしっかりと耳を傾け、「おひたし」を意識した対応を心がけてください。そうすることで、部下も喜んで報連相を行うようになります。

ツールを整える

　報連相ができない理由のところでもお伝えしましたが、報連相をしやすい環境が整っていないと定着化は難しいものです。特に今の時代は、デジタルツールを活用してすぐに報連相ができるような環境を整えましょう。

　デジタルツールを使うことで、直面して報連相ができない性格の人もやりやすくなります。また、上司が部下に対してツールを活用して報連相を促すこともできるため、双方向でのやりとりがスムーズになります。

　具体的なデジタルツールの例が、ビジネスチャットツールです。チャットツールを使うことで、特定の相手だけではなく、部内・課内など連絡を行う相手の範囲を必要に応じて変えることができます。

　ほかにも、伝言板のようにして活用できる社内掲示板アプリもあります。掲示板にメモとしてメッセージを書き残しておくことで、必要な人が確認しやすい環境が整えられます。

褒めて習慣化させる

　どんな些細な報連相でも、行った行動に対して褒めてください。人は褒められると「またやってみよう」という内発的動機づけが高まります。

　また、習慣化させるためには、質より量で行ってもらうことも必要です。回数を重ねていけば、報連相が当たり前という意識がついてきます。そのためにも「伝えてくれてありがとう」という言葉を頻繁にかけてあげましょう。

　内発的動機づけについては、下記記事でも詳しく解説しています。

• 内発的動機づけとは？外発的動機づけとの違いを具体例を交えて解説

情報化社会だからこそ報連相の必要性を

　現代は情報化社会です。さまざまな情報が日々飛び交っています。そのため、何が重要で何が必要なものかを個人では判断しづらくなっています。だからこそ、報連相を頻繁に行い、然るべき人が早急に判断を下していくことが必要とされているのです。

　情報は、企業にとっては血液と同じです。サラサラと流れる企業は健康的な企業といえるでしょう。そのためにも報連相を頻繁に行い、必要とされる情報をいち早く必要な人に流すことが大切になるのです。

　報連相をしっかりと行い、この情報化社会の波を乗り切っていきましょう。